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利用ガイド

Works Mobileの使いかたや管理者用の設定方法、
新しい働きかたを実現するポイントを、わかりやすく解説します。

共有アドレス帳を使いこなし、チーム内での連絡先の管理・共有をさらに効率化

共有アドレス帳機能を使うことで、社内やチーム内で外部連絡先の管理や共有を簡単に行えます。

取引先の担当者の連絡先がチーム内でしっかりと管理、共有されていない場合、担当営業が不在中に急ぎで取引先の担当者と連絡を取りたい時、連絡先を知っていそうな他のメンバーを探したり、担当営業が戻るのを待つ必要があります。また、担当企業が多い営業が退職すると、きちんと引き継ぎがされず、取引先の連絡先を失ってしまうリスクもあります。

Works Mobileのアドレス帳では、外部の連絡先を社内やチーム内で管理、共有するための「共有アドレス帳」機能があります。共有アドレス帳は、社内のメンバーが誰でも利用できる「公開グループ」と特定のメンバー・部署だけが利用できる「セキュアグループ」を設定することができます。あつかいに注意が必要な連絡先情報なども安心して管理、共有できます。

1.「セキュアグループ」設定を使い、連絡先を安全に共有する
共有アドレス帳は、管理者画面の[メンバー>共有アドレス帳管理]より利用できます。共有アドレス帳では用途、目的に合わせてフォルダを作成することができます。Works Mobileでは共有アドレス帳のフォルダをグループと呼びます。共有アドレス帳のグループを作成するには、共有アドレス帳管理画面で、[+追加]ボタンをクリックして、新しいグループを作成します。グループを作成する際、社内のメンバー全体で共有する「公開グループ」と、特定のメンバーのみと共有する「セキュアグループ」を選択することができます。セキュアグループは、指定されたメンバーまたは部署のみがそのグループを利用することができます。セキュアグループ設定は、下記のような場合に適しています。

・とりあつかいに注意が必要な重要な連絡先情報を登録したい
・登録した連絡先を一部のメンバーまたは部署のみと共有したい

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[TIPS] 複数の連絡先情報をまとめて共有アドレス帳に登録したい場合は、[共有連絡先を一括追加]ボタンをクリックして、CSVまたはエクセル形式のファイル(csv, xls)を使って、複数の連絡先を一括で登録することができます。

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共有アドレス帳のグループは複数作成できますので、目的や用途に合わせて作成し、連絡先の管理、共有をより便利に、そして効率的に行なうことができます。

2. 共有アドレス帳で行った連絡先の操作履歴を確認したり、削除履歴から連絡先を復元する
共有アドレス帳では、グループを選択した際に表示される[グループ履歴]ボタンをクリックすることで、直近30日以内の編集履歴(追加・修正・削除)を確認できます。また、グループ履歴の[ゴミ箱]タブをクリックすると、直近60日以内の削除履歴が表示され、間違って削除された連絡先も復元することができます。

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[TIPS] 共有アドレス帳に登録された連絡先のうち、よく利用する連絡先は[マイアドレス帳にコピー]を利用し、マイアドレス帳(個人アドレス帳)にコピーすると、さらに便利に利用することができます。マイアドレス帳に登録されている連絡先は重要(★)マークをクリックすることで、重要指定ができます。重要指定された連絡先のみをまとめて表示することができますので、便利です。

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Works Mobileの共有アドレス帳機能を使い、社内のメンバーと外部の連絡先を安全に共有、管理し、より効率的な働き方(スマートワーク)を実現してみましょう!

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