組織の階層に合ったアドレス帳で、メンバーの情報や在席状況をスマートに確認

組織からメンバーを探せる組織階層型のアドレス帳で、メンバーの情報を一目で確認。トークやメール、予定の確認・共有もスマートに

 

組織が大きくなり、社内の仕事相手が増えると、すべてのメンバーの一人一人を把握できないといったことが起こります。

  • 「この前連絡があった○○部△△課の人、なんて名前だったっけ?
  • 外出先から予定を確認して、打ち合わせの招待を送りたいんだけど・・・」

このような状況で、スムーズにメンバーの名前と予定を確認し、さらにその場で予定の招待を送ることができれば、あなたの仕事はもっと楽になりませんか?

 

一般的なサービスでは、メールの作成、カレンダーの予定確認・共有、メッセージの送信といったコミュニケーションツールを利用するためには、個人のアドレス帳にそのメンバーの連絡先が登録されている必要があります。LINE WORKSアドレス帳には、あらかじめ全員の連絡先情報が入っており、基本的なアドレス帳として使う以外にも、組織図としての使い方や、メンバーの詳細情報の確認が可能です。名前をはっきりと覚えていなくても、組織図からメンバーを検索して、役職や所属部署、担当業務といった基本的な情報から、予定や離席・不在状況、不在理由も確認できます。

 

さらに、メンバーのプロフィール画面からメールを作成したり、そのメンバーとの予定を作成することができるため、他のサービスやアプリを立ち上げる必要なく、All in Oneですべてのコミュニケーションが完結します。

 

1. 社内組織図を作ってみましょう

管理者画面では、組織図を簡単に作ることができます。本社の下位に子会社があるグループ構造の組織や、部署の多い会社でも、組織を[+追加]して組織図を管理することができます。
階層型のツリー形式の組織図で会社の全体像を簡単に把握することができ、自分が属する組織に対する所属感を高めることができます。また、自分以外の他部署の構造が分かるため、社内構造の透明化にも役立ちます。

  • [ポイント]
  • 社内でオープンにしたくないプロジェクトチームを作る場合には、組織図管理の[組織公開]設定を利用してみましょう。
    [組織公開]のチェックを外すと、その部署は組織図に表示されず、メンバーの所属組織情報にも表示されません。

 

2. メンバーのプロフィールを開いて基本情報と現在のステー
  タスを確認してみましょう

  • ・メンバーの部署や担当業務を知りたい。
  • ・メンバーの現在の状態(離席中、不在)を確認したい。
  • ・メンバーの不在理由や不在期間を知りたい。

アドレス帳の組織図画面で上記の情報をすべて確認できます。同僚にメールやメッセージを送る際にも、その場で相手の予定を確認することができるため、相手の不在時に返信を待って時間を無駄にすることがありません。また [関係者連絡先] として秘書などが登録されていれば、本人の不在時に代わりにコンタクトすべき相手が表示されるため、長期不在時にもスムーズに対応することができます。

 

ブラウザ版では、次のように表示されます。cms_blog_0016_003

  • [ポイント]
  • 不在時には [個人情報の設定] から不在設定しておきましょう。不在理由のカテゴリーで出張、研修、病欠、休暇、休職、その他から選択すると、プロフィール写真に不在アイコン ”(!)” が表示されます。また、不在期間中に受信したメールに不在通知メールを自動返信させることができます。

 

3. モバイルアプリでもアドレス帳を確認してみましょう

  • ・外出中に、メンバーの連絡先を知りたい。
  • ・外出中に、メンバーの予定を確認してスケジュールを入れたい。
  • ・モバイルでもスムーズにアドレス帳を利用したい。

LINE WORKSのモバイル版アプリでの、ブラウザ版と同様にアドレス帳を開いてメンバーの情報を確認することができます。また、プロフィールからトークやメールで連絡をしたり、カレンダーの予定を確認することができ、他のアプリを立ち上げることなく、スマートに様々な業務を行うことができます。

 

LINE WORKSのアドレス帳を使うと、いつでも、どこでも社内組織図やメンバーの詳細情報を確認し、メンバー間の緊密でスマートなコラボレーションを行うことが可能です。

カテゴリー: アドレス帳 タグ: , , ,