メール送信

(この項目はベーシックプラン 、プレミアムプランのみ表示されるメニューです。)

メンバーが送信したメールを対象とするポリシーを作成し、条件に該当するメールを処理することができます。

各ポリシーは、条件と処理方法が含まれています。

ール送信ポリシーの管理

ール送信に関して、モニタリングポリシー (ルール) を作成、削除、使用有無の設定などを行ないます。

  1. 管理者画面の上部で アイコンをクリックします。

  2. 左側メニューで [モニタリング] をクリックします。

  3.  [メール] をクリックします。
  4.  [送信] をクリックします。

  5. [ポリシー管理] をクリックします。

    • 日時 : ポリシーを追加した日付と時刻です。
    • ポリシー番号 : ポリシーの固有番号です。ポリシーを保存すると、自動的に生成されます。
    • ポリシー名 : ポリシーのタイトルです。
    • 録者 : ポリシーを登録したメンバーの名前とメールアドレスです。 
    • 検知数 : ポリシーによって検知されたメールの数です。クリックすると、検知されたメールの情報と処理の履歴を確認できます。
    • 使用状態 : ポリシーの使用状態です。「Y」は使用中、「N」は使用していない状態を表します。

     

ール送信ポリシーの追加

ール送信に関連するポリシーを追加します。ポリシーは500個まで追加できます。

ポリシーは条件と、条件が満たされたときに実行する内容で構成されます。

  1. 「メール送信ポリシー管理」で [+送信ポリシーの追加] をクリックします。

    • 録者 : ポリシーを登録した管理者のメールアドレスです
    • 送信ポリシー名 (必須) : ポリシー名を入力します。
    • 送信条件の設定 (必須) : ポリシーが適用される条件です。複数選択した場合、AND条件で動作します。例えば、「外部への送信」にチェックを入れて、「受信者」にexample.comを入力すると、外部に送信するメールのうち、宛先が example.com のメールが処理されます。
      • メンバーへの送信と外部への送信:いずれか一つを選択します。
        • メンバーへの送信 : 社内に送信する場合にのみポリシーを適用
        • 外部への送信 : 社外に送信する場合にのみポリシーを適用
      • 送信者、受信者、コンテンツフィルタリングと添付ファイル:いずれか一つは必ず選択する必要があります。
        • 送信者 :  [メンバーを指定] または [すべてのメンバー] から選択します。
          • メンバーの指定 :  [メンバーを追加] をクリックしてポリシーの条件になるメンバーを選択します。最大50個までのアドレスを追加することができます。
          • すべてのメンバー : すべてのメンバーを対象にします。
        • 受信者 : メールアドレスまたはドメイン名を入力します。入力されたメールアドレスまたはドメインへ送信する場合、選択した処理が実行されます。
        • コンテンツフィルタリング : 入力したコンテンツが含まれている場合、選択した処理が実行されます。メールに含まれたコンテンツを条件とする場合に選択します。
          • コンテンツ : 特定の文字列が含まれたメールを条件とする場合に選択します。件名+本文、件名、本文、添付ファイルから選択することができます。 1つのポリシーには、1つの文言だけの条件で入力することができます。
          • URL : 本文に特定のURLが含まれたメールを条件とする場合に選択します。 1つのポリシーには、1つのURLのみを条件として入力することができます。
        • 添付ファイル : ファイルが添付されたメールを条件とする場合に選択します。添付ファイルを選択した場合、一般添付または大容量添付から選択します。
          • 一般添付 : 大容量添付を除く、ファイルが添付されたメールを条件とします。
          • 大容量添付 : 設定容量以上の大容量添付を管理者が許可した場合に適用できます。大容量添付ファイルを選択すると、実行内容として「添付ファイルの変更」と「タイトルの前にフレーズを挿入 – 添付ファイルがある場合」を利用できません。
    • 処理方法 (必須) : 設定した条件が発生したときに実行する内容を選択します。
      • 送信ブロック : 設定条件に該当するメールの送信をブロックします。受信者には、メールが転送されません。
        • ール送信者にブロック内容をメールで通知 : 選択して内容を入力すると、送信がブロックされたときに入力した内容が送信者に返信されます。
      • ールを修正 : 条件に該当するメールを「受信者を追加」、「添付ファイルの変更」、「件名の前に文言を挿入」のうち、選択した内容で処理します。いずれか一つを選択する必要があります。
        • 受信者を追加 : 条件に該当するメールに受診者を追加して転送します。 [組織長を受信者に自動追加] や [受信者を指定] から選択することができます。
          • 組織長を受信者に自動追加 : 送信者が所属する組織の組織長にメールが転送されます。送信者が組織長である場合、追加送信はありません。
          • 受信者を指定 :  [メンバーの追加] をクリックしてメールを受信するメンバーを選択します。最大5個までのアドレスを追加することができます。
          • 添付ファイルの暗号化 : 送信者にメールでパスワードが転送されます。受信者が添付ファイルを確認するためには、送信者が別途共有するパスワードを入力する必要があります。
          • 添付ファイルを削除 : 添付ファイルを削除後に、受信者に送信されます。受信者は、ファイルが添付されたことを認識できません。
          • 添付ファイルの変更 : 添付ファイルを削除したり、暗号化します。削除と暗号化のいずれかを選択できます。
        • 件名の前に文言を挿入 : メールの件名の前に特定の文言を挿入して送信します。「添付ファイルがある場合」と「すべての場合」のいずれかを選択できます。
          • 添付ファイルがある場合 : メールに添付ファイルがある場合、入力した文言を挿入します。
          • すべての場合 : 添付ファイルのないメールにも入力した文言を挿入します。
      • メールを承認 : 承認者に「承認メール」フォルダが作成され、ポリシーによって検知されたメールが届きます。メールを開くと「承認」または「差し戻し」が表示されており、選択するまで、待機状態となります。
        • 承認 : 待機中のメールを送信します。
        • 差し戻し : 待機中のメールを送信せず、メール送信者に差し戻します。
      • 実行処理なし : 条件に該当する送信メールをモニタリングログに記録し、自動処理は行なわず受信者にそのまま送信します。
    • 管理者への通知 :「有効にする」を選択すると、設定した条件が発生した場合にトークやメールで通知されます。
      • 受信者 : [メンバーを追加] をクリックし、最大 5 人までメンバーを追加することができます。
      • 受信方法 : 「メールで通知」および「トークで通知」を選択します。
  2.  [保存] をクリックします。

ール送信ポリシーの変更

録されたメールの送信ポリシーを変更します。

  1. 「メール送信ポリシーの管理」のポリシー一覧で、変更するメール送信ポリシーの「ポリシー名」をクリックします。
  2.  [保存] をクリックしてメール送信ポリシーを変更します。

ール送信ポリシーの削除

録されたメールの送信ポリシーを削除します。

  1. 「メール送信ポリシーの管理」から削除するポリシーを選択し、(アイコン) をクリックします。
  2.  [OK] をクリックして、選択したポリシーを削除します。

ール送信ポリシー検索

録されたメール送信ポリシーを検索します。

ポリシー番号、ポリシー名、登録者、ステータスで検索することができます。

  1. 「メール送信ポリシーの管理」の「検索項目」で検索する項目を選択します。
  2. 検索ワードを入力して、 [検索] をクリックします。

ール送信ポリシーの使用有効

録したメール送信ポリシーの使用状態を設定します。

有効にしたポリシーに対して、モニタリングが行われます。

状況に応じて必要なポリシーのみ有効にして適用することができます。

  1. 「メール送信ポリシーの管理」で、使用状態を変更するポリシーを選択します。
  2.  [有効にする] または [無効にする] をクリックします。

右上に使用しているポリシーの数が表示されます。

送信メールモニタリング

メールの送信ポリシーによって検知されたメールを確認します。

  1. 管理者画面の上部で  アイコンをクリックします。

  2. 左側メニューで [モニタリング] をクリックします。

  3.  [メール] をクリックします。
  4.  [送信] をクリックします。

  5. [モニタリング] をクリックします。

    • 日時 : メールが送信された日付と時刻です。
    • ポリシー番号 : 該当メールをモニタリングしたポリシー(ルール)の固有番号です。
    • 送信者 : メールを送信したメンバーの名前とメールアドレスです。
    • 受信者 : メールの受信者の名前とメールアドレスです。
    • ールの件名 : メールの件名です。クリックすると詳細情報を確認できます。
      • ポリシー適用日時
      • 件名
      • 送信者
      • 受信者
      • ールサイズ
      • 添付ファイル
      • ポリシー適用結果
      • ール本文
    • 添付ファイル : 添付ファイルがある場合、ファイル名が表示されます。

送信メールモニタリングを検索

検索項目と期間で検索したり、複数の条件を指定した検索することができます。

  1. 「送信メールモニタリング」で「検索項目」と「期間」を選択します。  [詳細] をクリックすると、複数の条件を指定して検索できます
    • ポリシー番号:作成したポリシーの固有番号です。
    • 送信者:メールを送信したメンバーの名前とメールアドレスです。
    • 受信者:メールの受信者の名前とメールアドレスです。
  2.  [検索] をクリックして検索します。

ール送信ポリシーレポートを送信

モニタリングされた内容を自動的に指定メールアドレスに送信します。

  1. 「送信メールモニタリング」で [メール送信ポリシーレポート] をクリックします。
  2. レポートを受信する周期を選択します。
  3. 受信メールアドレスの [メンバーを追加] をクリックして、レポートを受信するメールアドレスを選択します。
  4. レポート周期は、毎日、毎週から選択することができます。
  5.  [OK] をクリックします。

ログをダウンロード

モニタリングされた内容を Excel にダウンロードします。

「送信メールモニタリング」で [ログのダウンロード] をクリックします。ログには、日時、ポリシー番号、送信者、受信者、メール件名、添付ファイル、メールサイズ情報が含まれます。

関連項目

もっと知りたいですか?
あなたの質問に「みんな」が答えてくれます。質問受付中!