トークポリシー管理

トークに関してモニタリングポリシーを作成、削除、使用有無の設定を行ないます。

管理者画面上部のアイコンをクリックします。
左側メニューで [モニタリング] をクリックします。
[トーク] をクリックします。
[ポリシー管理] をクリックします。
- 日時 : ポリシーを追加した日付と時刻です。
- ポリシー番号 : ポリシーの固有番号です。ポリシーを保存すると、自動的に生成されます。
- ポリシー名 : ポリシーのタイトルです。
- 登録者 : ポリシーを登録したメンバーの名前とメールアドレスです。
- 検知数 : ポリシーによってフィルタリングされたメールの数です。クリックすると、検知されたメールの情報と処理の履歴を確認できます。
- 使用状態 : ポリシーの使用状態です。「Y」は使用中、「N」は使用していない状態を表します。

トークポリシーの作成

トークを送信するときにモニタリングするポリシーを作成します。

ポリシーは条件と、条件が満たされたときに実行する内容で構成されます。

「トークポリシー管理」画面の上部に [+トークポリシーを追加] をクリックします。
- 登録者 : ポリシーを登録した管理者のメールアドレスです。
- トークポリシー名 (必須) : トークポリシーの名を入力します。
- 条件設定 (必須) : ポリシーが適用される条件です。複数選択することができます。
  - メンバー内トークと外部トーク : いずれか一つを選択する必要があります。
    - メンバー内トーク : 社内メンバーに送信されるトークを対象にします。
    - 外部トーク : 外部連携で送信されるトークを対象にします。
  - 送信者、受信者、コンテンツフィルタリングまたは添付ファイル：いずれか一つは、必ず選択する必要があります。コンテンツフィルタリングと添付ファイルは、同時選択できません。
    - 送信者 : 送信者を選択して [メンバーを追加] をクリックし、アドレス帳からメンバーを検索してメールアドレスを追加します。メールアドレスは最大50個まで入力することができ、メーリングリストは入力できません。
    - 受信者 : 受信者を選択して [メンバーを追加] をクリックし、アドレス帳からメンバーを検索してメールアドレスを追加します。メールアドレスは最大50個まで入力することができ、メーリングリストは入力できません。
    - コンテンツフィルタリング : 入力したコンテンツが含まれている場合、選択した処理が実行されます。トークの内容や添付ファイル名をポリシーの条件とする場合に選択します。
      - メッセージ内容 : トーク内容に特定のキーワードが含まれている場合を条件とします。 1つのポリシーには、1つのキーワードだけの条件で入力することができます。
      - 添付ファイル名 : 添付ファイル名に特定のキーワードが含まれている場合を条件とします。 1つのポリシーには、1つのキーワードだけの条件で入力することができます。
    - 添付ファイル : ファイルが送信された場合を条件とします。
    - Botが送信するトークを含めるかを選択します。
      - Botのトークを除く : Botのトークをモニタリングの対象外とします。
      - Botのトークを含む : すべてのトークを対象とします。
      - Botのトークのみ選択 : Botトークのみ対象とします。
- 処理方法 (必須) : 設定した条件が発生したときに管理者にメールやトークで通知します。通知周期は1時間または6時間のいずれかを選択できます。
  - 管理者にメールで通知 : メールアドレスを入力してメールを受信する管理者を追加します。最大5個までのメールアドレスを入力することができます。
  - 管理者に通知トークを送信 : 選択して「メンバーの追加」をクリックして、アドレス帳からメンバーを検索してメールアドレスを追加します。メールアドレスは最大5つまで入力することができます。
[保存] をクリックして入力内容を管理リストに登録します。

トークポリシーの変更

登録されたトークポリシーを変更します。

「トークポリシー管理」で、変更するポリシーの「ポリシーの名」をクリックし、内容を変更します。
[保存] をクリックしてポリシーを変更します。

トークポリシーの削除

登録されたトークポリシーを削除します。

「トークポリシー管理」で削除するポリシーを選択し、上部の [削除] をクリックします。
[保存] をクリックして選択したポリシーを削除します。

トークポリシー検索

登録されたトークポリシーを検索します。

ポリシー番号、ポリシーの名、登録者、状態を検索することができます。

「トークポリシー管理」の「検索項目」で検索する項目を選択します。
検索用語を入力して、「検索」をクリックします。

トークポリシーの使用設定

登録したトークポリシーの使用状態を設定します。

有効にしたポリシーのみモニタリングが行われます。

状況に応じて必要なポリシーのみ有効にして適用することができます。

「トークポリシー管理」で、使用状態を変更するポリシーを選択します。
[有効にする] または [無効にする] をクリックします。

右上に用しているポリシーの数が表示されます。

トークのモニタリング

使用しているポリシーで検出された内容を確認します。

管理者画面上部のアイコンをクリックします。
左側メニューで [モニタリング] をクリックします。
[トーク] をクリックします。
[モニタリング] をクリックします。
- 日時 : 使用中のポリシーによってモニタリングされた日付と時刻です。
- ポリシー番号 : モニタリングされたポリシーの固有番号です。クリックすると詳細を確認できます。
- 送信者 : トークを送信したメンバーやBotの名前です。
- 受信者 : トークを受信メンバーまたはBotの名前です。右側のをクリックすると、トークを受信した全メンバーを確認することができます。
- トーク : モニタリングされたトークの内容の一部です。クリックすると詳細情報を確認することができます。
  - 詳細：日時、送信者、受信者、トーク

トークのモニタリング履歴を検索

検索項目と期間で検索したり、複数の条件を指定した検索することができます。

「トークのモニタリング」で「検索項目」と「期間」を選択します。 [詳細] をクリックすると、複数の条件を指定して検索できます。下の検索項目を提供しています。
- ポリシー番号
- 送信者
- 受信者
[検索] をクリックして検索します。

トークポリシーレポートを送信

モニタリングされた内容を自動的に指定メールアドレスに送信します。

「トークのモニタリング」で [トークポリシーレポート] をクリックします。
レポートを受信する周期を選択して、受信メールアドレスの [メンバーの追加] をクリックしてレポートを送信するメールアドレスを選択します。レポート周期は、毎日時の毎週のいずれかを選択できます。
[OK] をクリックします。

ログをダウンロードする

モニタリングされた内容をExcelにダウンロードします。

「トークのモニタリング」で [ログをダウンロード] をクリックします。ログには、日時、ポリシー番号、項目、基準、メンバー、ファイル/フォルダ名、容量、位置情報が含まれます。