はじめてのLINE WORKS 第2回:LINE WORKSの基本的な使い方とトラブルシューティング

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こんにちは!LINE WORKSはお使いいただけていますでしょうか?第2回目の活用ガイドでは、管理者設定を終えた後、ユーザーが実際に使い始める際の基本的な使い方(全プラン共通)と、セットアップ時に良くあるエラーの解決方法をお送りします。

[目次]

(1) LINE WORKSの基本的な使い方(全プラン共通)

  1. 他のメンバーとトーク
  2. アドレス帳から人を探す
  3. ホーム(掲示板)で情報共有する
  4. モバイルの通知設定をカスタマイズする

 

(2) セットアップ時のトラブルシューティング

  1. 「登録待ちの状態であるためサービスを利用できません
  2. 「ドメインの所有権が確認できません」
  3. お問い合わせ先

 

(1) LINE WORKSの基本的な使い方(全プラン共通)

LINE WORKSには、ライト、ベーシック、プレミアムの3種類のプランがありますが、すべてに共通する機能が「トーク」「ホーム」「アドレス帳」です。今回は、LINE WORKSの最大の特長である「トーク」機能を中心に、アドレス帳とホームの使い方を簡単にご紹介いたします。

 

1. 他のメンバーとトーク

第1回でも簡単にご紹介した「トーク」機能について、モバイル版アプリからの操作方法を見ていきましょう。アプリを立ち上げると、まず「トーク」の画面が表示され、インターフェースに沿って直感的に操作するだけで、すぐに会話を始めることができます。

右上のアイコンをタップして会話を始めましょう。自分と同じ組織のメンバーが表示されます。同じ組織のメンバー以外は検索を使ってトーク相手を探していきます。また、「アドレス帳」のメニューから組織階層をたどって相手を探し、トークを行うこともできます。一人だけを選択すると1対1のトークになり、複数メンバーを選択するとグループでのトークになります。

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トークでは、テキストチャットだけでなく、無料での音声通話、ビデオ通話も行うことができます。音声通話 / ビデオ通話は 1 対 1 のトークのみ対応しています。

グループでトークしている際、特定のメンバーをトークルームから削除することはできません。不要なトークルームについては、メンバー自身で退室するか、参加者を変更した新しいトークルームを作成してください。

また、メールの宛先や予定表の参加者、アドレス帳など様々なツールから直接トークを始めることができます。トークを行うことができるのは、社内のメンバーのみとなりますので、メールや予定に社外の方や LINE WORKS に登録されていない方が含まれていた場合、トークには招待されません。

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2.アドレス帳から人を探す

LINE WORKSのアドレス帳は組織階層型になっています。アドレス帳のメニューをタップすると、まず自分の所属するチームメンバーが表示され、そこから階層をたどってメンバーを探すことができます。

 

アドレス帳には、管理者があらかじめメンバーを登録すると自動的に組織にしたがって作られるアドレス帳と、社外の連絡先などを登録でき、全体で共有することのできる「共有アドレス帳」、また自分だけが管理・閲覧できる「マイアドレス帳」の3種類あります。

アドレス帳画面左上の [TOP] をタップすると組織の最上位に移動します。検索を使って名前や所属部署名から探すこともできます。

 

メンバーの名前を右から左にスワイプするとトークやメール送信などのメニューが表示されます。

メンバーの名前をタップして詳細を表示すると、連絡先の詳細やトークや通話などのメニュー、現在の予定の状況や予定の確認メニュー(ベーシック/プレミアムプランのみ)が表示されます。

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3. ホーム(掲示板)で情報共有する

ライトプラン、ベーシックプラン、プレミアムプランのすべてに「ホーム」機能があります。「ホーム」に掲示板を作成し、会社全体や組織、チームなどと共有したい情報を投稿することができます。ファイルの添付や画像の挿入なども行うことができるため、テキストだけでは伝わらない情報をわかりやすく伝えることができます。

※掲示板の作成、アクセスメンバーの設定などは、管理者画面にて行います。

 

 

4. モバイルの通知をカスタマイズする

モバイルアプリでは、新着のトークやホームの投稿などがあった場合の通知をカスタマイズできます。[その他](「・・・」のアイコン) – [設定] – [通知] から通知を行う項目を自由に設定可能です。

  • フォルダ単位でのメール通知の有無
  • ホームの掲示板単位で通知の有無
  • カレンダー表示単位の通知切り替え
  • Drive の共有連絡への通知 など

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トークの通知については、トークルームごとにオン・オフを設定することができますので、緊急連絡が届くトークルームは通知オン、情報共有用のトークルームは通知オフと使い分けることができます。

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また、夜間など、トークルームごとの通知設定にかかわらず、通知を一切受けたくない時間帯は、「おやすみモード」を設定することですべての通知をオフにできます。

今回の使い方のご紹介はここまでです。

次回は、「ベーシック」「プレミアム」プランでご利用いただける「メール」「カレンダー」「ドライブ」の使い方をご紹介します。

 

(2) セットアップ時のトラブルシューティング

ここでは、セットアップ時によくあるエラーとその解決方法をご紹介します。

「登録待ちの状態であるためサービスを利用できません」

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初期設定が完了していない状態で、管理者ではないメンバーがログインしようとすると、上記のエラーが表示され、ログインできない状態になります。

ライトプランで「グループID」ではなく「ドメイン」を使用される場合や、ベーシック/プレミアムのプラン(ドメイン使用必須)をご契約の場合には、初期設定として、ドメインの所有権をLINE WORKSサービスに対して証明するために、DNSレコードの設定が必要となります。

上記エラーメッセージは、この設定が完了していない状態でログインしたユーザーへ表示されるエラーです。

この状態でも、管理者であればログインは可能です。ただし利用できるのは管理者画面のみとなり、下記のエラーメッセージが表示された状態となります。

「ドメインの所有権が確認できません」 

このエラーは、DNSレコードの設定にLINE WORKSから発行されたTXT、もしくはCNAMEの情報が追加されていない場合に起こります。このエラーを解消するには、以下のヘルプセンターの手順を参考にしてDNSレコードの登録を行ってください。
ヘルプ:ドメイン所有権の確認

 

※DNSレコードの設定が反映されるまでに2〜3日程度かかる場合があります。設定後、反映されるまでの間は上記のエラーは表示されたままとなります。

それでも解決しない場合は、お問い合わせください。

お問い合わせは、管理者画面ログイン後の下部メニューの「お問い合わせ」からどうぞ!

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