LINEユーザーや外部ユーザーとトークができる外部トーク連携機能

会社が管理できる環境を用意して、お客様や取引先ともトークでやり取りすれば、シャドーIT対策は完璧に。

lw_guide“今日来店してくれたお客様と素早くトークでコミュニケーションができたら、この後の段取りをお互いにスムーズに進められると思うけど、お客様はLINEしか使っていないし・・・。”

 

“取引先に来週の仕入れ内容の変更について伝えておきたいけど、電話はつながらないし、メールだといつ確認してくれるか分かないし。そういえば、あそこの取引先もLINE WORKSを使っていたな・・・。”

 

こんな時はLINE WORKSの外部トーク連携機能を使うと便利です。

 

この機能を使えば、普段使っているいつものLINE WORKSを使って、LINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーとトークでやり取りすることができます。会社が管理できる環境を用意して、お客様や取引先とトークができれば、業務の効率が上がることに加え、シャドーIT対策も万全です。

 

 

1. 外部トーク連携機能を有効にして、許可するメンバーを設定する

外部トーク連携機能を使うためには、あらかじめ管理者画面の設定で外部トーク連携機能を有効にし、外部とのトークを許可するメンバーを登録する必要があります。

 

外部トーク連携は、LINE連携と外部のLINE WORKS連携のそれぞれに対して有効/無効を設定することができます。連携機能を有効にするには、管理者画面の[サービス]>[外部トーク連携] の「連携設定」で「有効にする」にチェックを入れて「保存」をクリックします。設定が有効になると、「利用メンバー管理」ボタンが表示されるので、ボタンを押して、連携を許可するメンバーを登録してください。Extra01-01

 

2. LINEユーザーとつながる

LINEユーザーとつながるためには、まずはLINEユーザーにLINE WORKS IDを友だちとして追加してもらう必要があります(注意:LINE WORKS側からLINEユーザーを追加することはできません)。LINEユーザーにLINE WORKS IDを友だちとして追加してもらう方法はいくつかあります。

  • LINE WORKSユーザーのIDを検索して追加してもらう
  • LINE WORKSユーザーのQRコードを読み込んで追加してもらう
  • 招待用のリンク(URL)をタップして追加してもらう

 

LINE WORKSユーザーのQRコードや招待用のリンクは、モバイル版アプリでマイプロフィールを表示し、「外部連携」項目で確認することができます。LINEユーザーがLINE WORKSユーザーを友だちに追加すると、LINE WORKSのトークにトークルームが作成され、LINEユーザーを「追加」するか「ブロック」するかを選択できます。Extra01-02

追加したLINEユーザーはLINE WORKSのアドレス帳の「外部ユーザー」に登録されます(「外部ユーザー」は連携が許可されたメンバーのアドレス帳にのみ表示されます)。名前の前にLINEのアイコンが表示されているユーザーがLINEユーザーになります。なお、LINE側では、LINE WORKSのユーザーは公式アカウントとして表示されます。Extra01-03

 

[TIPS]

  • ID検索でLINE WORKSユーザーを追加する場合はLINE WORKSのIDを@マーク以降も含めて全て正確に入力する必要があります。
  • QRコードを名刺に印刷すると、名刺交換したLINEユーザーとつながることができて便利です。

 

 

3. 外部のLINE WORKSユーザーとつながる

外部のLINE WORKSユーザーとつながるためには、双方のユーザーがLINE WORKSの外部連携を許可されている必要があります。外部のLINE WORKSユーザーとつながるには、以下の方法があります。

  • 相手のLINE WORKSユーザーのIDを検索して追加する
  • 相手のLINE WORKS IDユーザーのQRコードを読み込んで追加する
  • 相手の招待用のリンク(URL)をタップして追加する

 

 

相手のLINE WORKS IDを検索またはQRコードを使って追加する場合は、モバイル版アプリのアドレス帳で「外部ユーザー」を選択して、右上の「+」ボタンをタップします。ID検索で追加する場合は相手のLINE WORKS IDを入力します(IDは@マーク以降も含めて全て正確に入力してください)。QRコードで追加する場合は「QRコードリーダー」をタップしてQRコードを読み込んでください。もちろん、相手に自分のIDを検索してもらったり、QRコードやリンクを使い自分のIDを追加してもらうことも可能です。

 

LINE WORKSユーザーを追加すると、相手側のトークにトークルームが作成され、「追加」か「ブロック」を選択できます。相手が「追加」をタップすれば、外部のLINE WORKSユーザーとトークを開始することができます。Extra01-04

登録した外部のLINE WORKSユーザーはLINE WORKSアドレス帳の「外部ユーザー」に登録されます。名前の前にLINE WORKSの「W」アイコンが表示されているユーザーが外部のLINE WORKSユーザーになります。Extra01-05

 

4. 外部ユーザーとのトークにおける注意点

  • LINEユーザーまたは外部のLINE WORKSユーザーとは1:1のトークのみ可能で、1:Nのトークはできません。
  • 外部のLINE WORKSユーザーとは無料通話とビデオ通話ができますが、LINEユーザーとはどちらもできません。
  • LINE絵文字を文章内で使用する場合、文字列(例:(smile)等)に変換された状態で表示されます。

 

外部トーク連携機能を使って、積極的にLINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーとトークでつながり、コミュニケーションと活動の輪を広げてみてください。きっとビジネスも広がるはずです!

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