外部トーク連携:LINE・外部LINE WORKSユーザーとトーク

会社が管理できる環境を用意して、お客様や取引先ともトークでやり取りすれば、シャドーIT対策は完璧に。

lw_guide外部トーク連携機能を使えば、LINE WORKSを使って、LINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーとトークでやり取りすることができます。会社が管理できる環境でお客様や取引先とトークができれば、業務の効率が上がることに加え、シャドーIT対策も万全です。

 

 

1. 外部トーク連携機能を有効にして、許可するメンバーを設定する

外部トーク連携機能を使うためには、あらかじめ管理者画面の設定で外部トーク連携機能を有効にし、外部とのトークを許可するメンバーを登録する必要があります。

機能を有効にするには、管理者画面の[サービス] > [外部トーク連携]でLINE/外部LINE WORKS連携ごとに設定できます。設定が有効になると表示される「利用メンバー管理」で、連携を許可するメンバーを個別に登録してください。

Extra01-01

 

2-1. LINEユーザーとつながる

  • できること
    • トーク(LINE WORKSユーザーはひとつのトークルームに30人まで参加可能)
      ※2018年4月19日に実施したアップデート(v2.3)で複数人でのトークに対応しました。
  • 制限されること
    • 音声通話・ビデオ通話
    • 文章内で使用されるLINE絵文字の表示(文字列に変換 例:smile)
    • グループ機能
    • LINE特有の機能(ノート、アルバム、LINE Payなど)
    • LINE WORKS特有の機能(通訳、予定招待など)

 

LINEユーザーとつながるためには、LINEユーザーに友だちとして追加してもらう必要があります。LINE WORKS側からLINEユーザーを追加することはできません。

LINEユーザーにLINE WORKS IDを友だちとして追加してもらう方法は以下の通りです。これらの項目はモバイル版アプリのマイプロフィールで確認できます。

  • 自分のIDを検索して追加してもらう
  • 自分のQRコードを読み込んで追加してもらう
  • 招待用リンクから追加してもらう

 

LINEユーザーがLINE WORKSユーザーを友だちに追加すると、LINE WORKS側にトークルームが作成され、LINEユーザーを追加できます。Extra01-02

 

追加したLINEユーザーはアドレス帳の「外部ユーザー」に登録されます。LINE側では、LINE WORKSのユーザーは公式アカウントとして表示されます。Extra01-03

 

 

2-2. 外部のLINE WORKSユーザーとつながる

  • できること
    • トーク(ひとつのトークルームに最大500人が参加可能)
    • 音声通話・ビデオ通話
  • できないこと
    • チーム/グループトーク特有の機能(ノート・予定・フォルダ)

 

前提として、外部のLINE WORKSユーザーとつながるためには双方のユーザーが外部連携を許可されている必要があります。外部のLINE WORKSユーザーとつながるには、以下の方法があります。

  • 相手のIDを検索して追加する
  • 相手のQRコードを読み込んで追加する
  • 相手の招待用リンクから追加する

 

相手のLINE WORKS IDを検索またはQRコードを使って追加する場合は、モバイル版アプリのアドレス帳で「外部ユーザー」を選択して、右上の「+」ボタンをタップします。

ID検索で追加する場合は相手のLINE WORKS IDを入力します。IDは@マーク以降も含めて全て正確に入力してください。QRコードで追加する場合は「QRコードリーダー」をタップしてQRコードを読み込んでください。もちろん、相手に自分のIDを検索してもらったり、QRコードやリンクを使い自分のIDを追加してもらうことも可能です。

 

LINE WORKSユーザーを追加すると、相手側のトークにトークルームが作成され、追加できます。相手が「追加」をタップすれば、外部のLINE WORKSユーザーとトークを開始することができます。Extra01-04

 

追加したLINE WORKSユーザーはアドレス帳の「外部ユーザー」に登録されます。Extra01-05

 

 3. 外部ユーザーの情報を編集

外部ユーザーの登録情報のうち、「名前」はメンバーが任意で編集できます。「ニックネーム」は外部ユーザーが使用している情報がそのまま表示され、変更できません。

特にLINEユーザーはニックネームを登録している人も多いため、名前情報を編集することで連絡先の判別に役立ちます。

 

外部ユーザーの情報はアドレス帳内に登録された連絡先から[修正]を押すことで編集できます。

[LINEユーザー]

  • 編集できる情報
    • 名前
    • 電話番号
    • メールアドレス
    • その他の追加情報
  • 編集できない情報  ※ 相手が使用している情報に自動同期
    • プロフィール写真
    • ニックネーム

[外部LINE WORKSユーザー]

  • 編集できる情報
    • 名前
    • 電話番号
    • メールアドレス
  • 編集できない情報 ※ 相手が使用している情報に自動同期
    • 会社名
    • プロフィール写真
    • ニックネーム

 

4. 自動応答メッセージ

トークは気軽に連絡できる手段ですが、勤務時間外にはトークを受け取りたくないこともあるでしょう。外部の人が勤務時間を知らずに送信したトークに対して返信しないと悪い印象を持たれないか心配になります。

そんなときに「自動応答メッセージ」を使うと、特定の時間帯に外部ユーザーからトークを受信した場合に事前に設定しておいた文章が自動返信されるため、勤務時間に関する情報や不在である旨を自動で伝えることができます。

 

[自動応答メッセージ]の設定方法

  1. マイプロフィール下部から[自動応答メッセージ]にアクセス
  2. 自動応答メッセージをオン
  3. 自動応答の時間帯とメッセージ内容を入力

 

 

外部トーク連携機能を使って、積極的にLINEユーザーや外部のLINE WORKSユーザーとトークでつながり、コミュニケーションと活動の輪を広げてみてください。きっとビジネスも広がるはずです!

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