공용 주소록 관리

공용 주소록은 사내 구성원과 같이 공유하고 관리하는 연락처들을 모아두는 주소록입니다.

공용 주소록에 외부의 연락처를 추가하여 모든 구성원이 함께 사용하는 주소록으로 활용할 수 있습니다.
구성원이 모아오는 외부의 명함을 회사 차원에서 관리하고 싶을 때나, 대부분의 구성원이 협업하는 협력업체 등의 연락처를 공용 주소록에 추가해 놓으면 구성원 누구나 쉽게 접근할 수 있어서 유용합니다.

공용 주소록을 만들고, 해당 주소록에 포함될 공용 연락처를 추가하여 공용 주소록을 완성합니다.

공용 주소록을 서비스에 노출하려면 주소록 일반 설정의 공용 주소록 기능에서 ‘사용’을 선택해야 합니다.

공용 주소록 생성

공용 주소록을 생성합니다. 공용 주소록은 1,000개 까지 만들 수 있습니다.

  1. Admin 상단의 ‘구성원’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘공용 주소록’을 클릭하여 ‘공용 주소록’ 화면으로 이동합니다.
  3. 아래 방법 중 하나를 선택하여 ‘공용 주소록 그룹 추가’ 창을 띄웁니다.
    • ‘+추가’를 클릭하여 ‘공용 주소록 그룹 추가’ 창을 띄웁니다.
    • ‘관리’를 클릭하여 ‘그룹 관리’ 화면으로 이동한 후  ‘+새 그룹 추가’를 클릭하여 ‘공용 주소록 그룹 추가’ 창을 띄웁니다.
  4. ‘공용 주소록 그룹 추가’ 창에 공용 주소록에 대한 정보를 입력합니다.

    • 그룹 유형(필수): 공용 주소록을 일부 구성원만 사용할지 전체 구성원 모두가 사용할지에 따라 그룹 유형을 선택합니다.
      • 보안 그룹: 특정 구성원들끼리만 외부 연락처를 함께 관리해야할 때 사용합니다. 멤버로 지정하는 구성원에게만 노출되며, PC웹에서는 자물쇠 아이콘으로 구분할 수 있습니다. 멤버로 지정된 구성원만 해당 보안 그룹의 연락처를 열람, 추가, 삭제, 수정할 수 있습니다.
      • 공개 그룹: 사내 모든 구성원이 접근할 수 있습니다. 그룹의 모든 구성원이 관리자가 됩니다.
    • 그룹명(필수): 추가할 공용 주소록의 명칭을 입력합니다.
    • 설명: 추가할 공용 주소록에 대한 설명을 입력합니다.
    • 관리자: 그룹 유형을 보안 그룹으로 선택한 경우 관리자를 지정합니다. 관리자는 해당 보안 그룹의 관리자나 멤버를 추가할 수 있습니다.
    • 멤버: 공용 주소록의 그룹 유형을 보안 그룹으로 선택한 경우 공용 주소록의 멤버를 지정합니다. 멤버는 해당 보안 그룹의 연락처를 열람, 추가, 삭제, 수정할 수 있습니다.
  5. 하단의 ‘저장’을 클릭합니다.

공용 주소록 수정

생성한 공용 주소록의 그룹 유형, 그룹명, 설명, 관리자, 멤버를 수정합니다.

공용 주소록의 각 항목에 대한 설명은 공용 주소록 추가를 참고합니다.

  1. Admin 상단의 ‘구성원’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘공용 주소록’을 클릭하여 ‘공용 주소록’ 화면으로 이동합니다.
  3. 아래 방법 중 하나를 선택하여 ‘공용 주소록 그룹 수정’ 창을 띄웁니다.
    • 공용 주소록 목록에서 수정할 공용 주소록 이름을 마우스 오른쪽으로 클릭하여 ‘수정’을 클릭해 ‘공용 주소록 그룹 수정’ 창을 띄웁니다.
    • ‘관리’를 클릭하여 ‘그룹 관리’ 화면으로 이동한 후 수정할 공용 주소록 오른쪽의 ‘수정’을 클릭하여 ‘공용 주소록 그룹 수정’ 창을 띄웁니다.
  4. 필요한 정보를 수정한 후 하단의 ‘저장’을 클릭합니다.

공용 주소록 삭제

공용 주소록을 삭제합니다.

공용 주소록에 연락처가 남아있으면 같이 삭제됩니다.

  1. Admin 상단의 ‘구성원’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘공용 주소록’을 클릭하여 ‘공용 주소록’ 화면으로 이동합니다.
  3. 아래 방법 중 하나를 선택하여 ‘삭제’를 클릭합니다.
    • 공용 주소록 목록에서 삭제할 공용 주소록 이름을 마우스 오른쪽으로 클릭하여 ‘삭제’를 클릭합니다.
    • ‘관리’를 클릭하여 ‘그룹 관리’ 화면으로 이동한 후 삭제할 공용 주소록 오른쪽의 ‘삭제’를 클릭합니다.
    • ‘관리’를 클릭하여 ‘그룹 관리’ 화면으로 이동한 후 삭제할 공용 주소록 왼쪽 아이콘을 클릭한 후 ‘x삭제’를 클릭합니다.
  4. 주의 사항을 확인한 후 ‘확인’을 클릭해 공용 주소록을 삭제합니다.

공용 주소록 검색

  1. Admin 상단의 ‘구성원’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘공용 주소록’을 클릭하여 ‘공용 주소록’ 화면으로 이동합니다.
  3. ‘관리’를 클릭하여 ‘그룹 관리’ 화면으로 이동 후 아래 방법으로 공용 주소록을 찾습니다.
    • 필터로 찾기: 오른쪽 상단의 ‘전체 그룹’이 선택된 ‘전체 그룹’을 클릭하여 공용 주소록의 그룹 유형을 선택하면 선택한 유형의 공용 주소록 목록이 하단에 나타납니다.
    • 검색으로 찾기: 오른쪽 상단의 검색창에 검색어를 입력하여 공용 주소록을 찾을 수 있습니다. 입력한 검색어가 공용 주소록 이름에 포함될 경우 해당 목록이 하단에 나타납니다.
    • 필터와 검색으로 찾기: 오른쪽 상단의 ‘전체 그룹’을 클릭하여 공용 주소록의 유형을 선택하고 검색창에 검색어를 입력하여 선택한 유형에 속하는 공용 주소록을 찾을 수 있습니다.

연관 목차