テンプレートは、繰り返し送信/投稿される文章の作成の手間を減らせる機能です。
トークや掲示板/ノートで頻繁に作成する定型のものは、テンプレートを使用してみましょう。
ここでは、業務別にテンプレートの活用事例をご紹介します。
1. 業務報告用テンプレート
業務の進捗をテンプレートを使って報告してみましょう。
日付や業務内容、勤務状況など、必ず報告するような内容は項目を定型化しておくと、
作成時の入力の手間が大幅に軽減されます。
業務日と業務内容を記録
在宅勤務時の業務開始時刻の報告
在宅勤務時の業務終了時刻の報告
2. 入電等の対応メモテンプレート
顧客や取引先などからの入電メモや予約受付もテンプレートを使用すれば、
入力も面倒がなく、訊き忘れも防止できます。
受け取ったメンバーも、情報が見やすく内容をすぐに確認できます。
入電者と日時を記録する入電メモ
塾の面談内容の記録
美容室の来店予約
3. 業務依頼テンプレート
見積や発注などの内容も、テンプレートを使用することで無駄な文章の入力が必要なく、
端的に内容の伝達ができます。作成時間も短縮でき、項目の抜け漏れ防止にも有効です。
アパレルメーカーの見積依頼
建設業者の資材発注依頼
デザイン業務の依頼
4. 申請書テンプレート
社内での日々発生する様々な申請等も、テンプレートで決まったフォーマットでの申請/受付が可能です。
申請者も書かれた内容を入力すれば良いため、質疑応答も減らすことができます。
備品利用申請書
在宅勤務申請書
5. 在庫管理テンプレート
製品や資材の在庫報告も定型化することで、管理が簡単に行なえます。
確認を行なったメンバーがテンプレートで送信すれば、誰がチェックしたのかも後で簡単に確認できます。
食品業者の在庫確認記録
物流業者の入出庫管理
6. その他
その他、議事録や売り上げ報告、健康状態の報告など、社内で繰り返し発生する報告等は、
予めテンプレートを作成しておけば、社内の管理や業務引継ぎも円滑に効率よく行なえます。
テンプレートの作成方法を確認しましょう。
議題、日時、参加者を記録した議事録
店舗の売上報告
新型コロナウイルスのセルフチェックシート
以上、テンプレートの活用方法をご紹介しました。
ぜひ、皆さんの社内でもテンプレートを活用してみましょう！
