「ファイルを共有して、安全にクイックに共同作業をすすめたい」
「トークルームのメンバーとのメール、トーク、ファイルを整理したい」
「期限切れを気にすることなくファイルを保存管理したい」
「フォルダに保存されているファイルを他のメンバーにも共有したい」
「必要なフォルダやファイルにクイックにアクセスしたい」
日々やりとりするPPT、Excel、レポートをどのように管理していますか？
LINE WORKS のDriveとフォルダ機能を活用すれば、ファイルを効率的かつ安全に保管/共有できます。
1. 業務関連の資料をアップロードする
トークルームのメンバーと共同で使用するファイルは、各トークルームの「フォルダ」に保存しましょう。
有効期限もなく、メンバーはいつでも簡単にアクセスできます。
トーク、メール、タスクなど他の機能にもフォルダからすぐに送信/添付が行なえるので便利です。
ファイルがアップロードされるたびに自動でトークルームに通知が送信されるように設定することもできます。
2. いつでもどこでも簡単にファイルを共有する
1) トーク/メール/ノートですぐに共有
フォルダに保存されたファイルをトーク、メール、タスクで共有する場合は、
「ファイルの送信」から送信先を選択するだけで簡単に共有できます。
トークルームのフォルダーからファイルを送信する方法を確認しましょう。
2) ファイルが保存されている場所をトークルームのメンバーに教える
トークルームのメンバーがファイルを探せない場合やファイルの閲覧を促す場合には、
「このトークルームにトークで共有」から、ファイルへのリンクをトークに通知できます。
ファイルの再送信をしなくて良いため、無駄に空き容量を減らすこともありません。
3) 外部の取引先や顧客にフォルダやファイルを共有する
社内だけでなく、外部ユーザーとも共同でファイル管理が必要な場合も少なくありません。
リンク共有機能を使えば、保存した最新ファイルに外部ユーザーが常にアクセスできます。
権限を付与すれば、編集はもちろん、まとめてファイルをアップロードしたり、パスワードやセキュリティの設定も可能です。
3. 統合検索機能で、すばやくファイルにアクセスできる
ファイルやフォルダを探すのに時間がかかりストレスになることはありませんか？
LINE WORKSのDrive検索では、ファイル/フォルダ名はもちろん、本文や拡張子でも検索できます。
Driveからはトークルームのフォルダを含めて全体検索できるので、簡単に目当てのファイルを探せます。
以上、ファイルを効率的に管理する活用方法についてご紹介しました。
さっそくDriveとフォルダ機能を活用して、ファイル管理を極めましょう！
