기본 사용법부터 문제 해결 방법, 그 외 유용한 팁을
확인할 수 있습니다. PC 사용법을 안내하고 있습니다.
시작하기 전 기본 설정 확인하기
회사의 데이터를 안전하게 보호하려면
퇴사한 직원의 권한 회수 및 계정 관리가 중요합니다.
체계적인 퇴사 처리를 통해 데이터 보안과
업무 연속성을 유지하세요.
구성원 퇴사 전 점검
퇴사하는 구성원의 계정을 회수/삭제하기 전에 삭제되는 데이터 항목을 점검하고 처리 방안을 결정해야 합니다.
Step 1: 삭제 항목 점검
구성원의 계정을 삭제하면 각 조직/그룹에서 제외되며 구성원 개인의 데이터도 삭제됩니다.
삭제되는 구성원 개인의 데이터는 아래와 같습니다. 단, 게시판 게시글, 설문, 공유 캘린더 등 다른 구성원과 공유하고 있는 데이터는 삭제되지 않습니다.
- 캘린더: 퇴사자의 개인 일정
단, CalDAV로 동기화한 일정은 노트북, 휴대폰 등 디바이스에서 삭제되지 않습니다. - 드라이브: 퇴사자의 개인 폴더(내 드라이브) 및 파일
단, 노트북, 휴대폰 등 디바이스에 다운로드된 파일은 삭제되지 않습니다. - 할 일: 요청자와 담당자가 모두 퇴사자인 할 일
- 메일: 퇴사자의 메일함 내 메일
단, POP3 설정으로 노트북, 휴대폰 등 디바이스에 다운로드된 메일은 삭제되지 않습니다.
또한, 퇴사 처리로 인해 계정이 삭제되면 네이버웍스의 계정으로 로그인을 지원하는 모든 서비스에서 로그인할 수 없습니다.
Step 2 : 데이터 백업
퇴사 처리 전 구성원이 사용하던 데이터의 백업이 필요한 경우, 관리자 또는 구성원이 직접 서비스 내에서 데이터를 백업할 수 있습니다.
Step 3 : 다른 구성원의 계정으로 데이터 이전
- 메일: 퇴사한 구성원이 환경설정에서 직접 백업한 메일 파일을 다른 구성원에게 전달합니다.
이전받는 구성원은 PC웹 환경설정에서 전달받은 eml 파일을 업로드합니다. - 설문: Admin에서 설문 작성자의 권한을 다른 구성원에게 위임해 관련 데이터를 이전할 수 있습니다.
- 드라이브: 퇴사 처리 전 구성원이 사용하던 데이터의 이전이 필요한 경우,
관리자가 구성원의 개인 폴더(내 드라이브) 내 파일을 다른 구성원 또는 메시지방 폴더로 이전할 수 있습니다.
Step 4 : 구성원이 마스터인 경우 마스터 변경
퇴사 처리할 구성원이 각 서비스의 마스터인 경우, 업무 수행에 지장이 없도록 다른 구성원에게 마스터 권한을 부여합니다.
캘린더 마스터 권한
조직/그룹 마스터 권한
게시판 관리자 권한
공유 드라이브 마스터 권한
설문 작성자 권한
고객/거래처 주소록 관리자 권한
Admin 관리자 권한
최고관리자 권한
Step 5 : 디바이스 초기화
네이버웍스 MDM을 사용하고 있다면 Admin에서 퇴사자의 기기를 초기화하거나 데이터를 삭제할 수 있습니다.
단, 데이터를 한 번 삭제하거나 초기화하면 되돌릴 수 없으니, 신중하게 사용해야 합니다.
Step 6 : 기기 로그아웃 및 비밀번호 변경
퇴사자의 계정을 삭제할 수 없는 상황이라면, 관리자가 퇴사자를 접속 기기에서 로그아웃시킬 수 있습니다.
그리고 퇴사자가 다시 로그인할 수 없도록 비밀번호를 변경합니다.
휴대폰 번호로 로그인, LINE으로 로그인 연동을 사용하고 있다면 비밀번호가 변경되었더라도 로그인이 가능하므로 반드시 연동을 해제해야 합니다.
구성원 퇴사 전 데이터 점검을 마쳤다면 이제 퇴사자의 계정을 삭제합니다.계정 삭제는 회사 데이터가 유출되지 않도록 하는 가장 강력한 조치입니다.
구성원의 계정을 삭제하는 방법
- Admin의 '구성원 > 구성원' 메뉴에서 삭제할 구성원을 찾습니다.
- 삭제할 구성원을 선택하여 '구성원 정보' 화면으로 이동합니다.
- 오른쪽 상단의 '더보기'를 눌러 '계정 삭제'를 선택합니다.
- 주의사항을 확인한 후 '삭제'를 눌러 구성원을 삭제합니다.
계정 삭제 시 서비스 내 처리 방식
- 관리자가 구성원의 계정을 삭제하면 구성원은 로그아웃되며 재로그인이 불가합니다.
- 네이버웍스로 로그인하기를 이용하는 다른 서비스에서도 로그인이 불가합니다.
- 각 조직/그룹에서 탈퇴되며 프로필, 이름 선택 시 삭제된 구성원으로 표시됩니다.
계정을 실수로 삭제했거나, 퇴사 처리를 철회할 경우
- 구성원의 계정을 삭제한 후 7일 이내에는 삭제 취소를 통해 계정을 복구할 수 있습니다.
- 계정을 복구하면 삭제 시점의 상태로 복구됩니다.
계정을 삭제한 이후 계정과 관련해 서비스 내에서 삭제한 데이터는 복구되지 않습니다.
마스터가 퇴사해서 서비스 조작이 불가한 경우
각 서비스의 마스터가 퇴사한 경우 관리자가 환경설정 및 Admin에서 마스터를 다시 지정하거나 구성원이 직접 초대된 일정을 삭제할 수 있습니다.
구성원의 이메일 주소로 발송된 메일을 받고 싶은 경우
계정 삭제 이후에도 Admin 설정을 통해 해당 계정으로 발송되는 메일을 받을 수 있습니다.
인계자의 보조 이메일에 삭제된 메일 주소를 추가하거나, 그룹 메일링 리스트를 삭제된 메일 주소로 설정하는 방법이 있습니다.
단, 계정 삭제 후 7일이 지나 계정이 영구적으로 삭제된 이후부터 가능합니다.
최고 관리자 계정을 삭제하는 경우
도메인의 최고 관리자 계정을 삭제하려면 먼저 최고 관리자 권한을 다른 구성원에게 위임해야 합니다.