重要なファイルの取扱い

外部に公開してはいけない社外秘プロジェクトの資料や、少人数だけで共有する各種機密資料をどのように管理していますか?LINE WORKSでファイルを安全に管理できるTIPをまとめました。

 

 

  • ファイルにアクセスできるメンバーを指定する
  • 特定のメンバーだけに共有する
  • メールが外部に転送されないようにする
  • メールの送信履歴を確認する

1. ファイルにアクセスできるメンバーを指定する

機密性の高い文書はグループ内の特定メンバーだけがアクセスできるように、フォルダごとに権限を設定することができます。またDriveでもフォルダ/ファイルごとに権限を設定して、特定メンバーだけが使用できるように、アクセス範囲を制限できます。
(Driveはベーシップラン/プレミアムプランで利用できます)

フォルダで権限を設定する方法を確認しましょう。
共有Driveで権限を設定する方法を確認しましょう。

2. Driveの文書を特定のメンバーだけに共有する

Driveのファイルを他の人に共有する時は、リンク共有の設定でパスワードを設定しましょう。ファイルを利用するメンバーだけに個別にパスワードを伝えれば、安全にファイルを共有できます。
(Driveはベーシップラン/プレミアムプランで利用できます)

Driveのファイルをリンク共有する方法を確認しましょう。

3.社外秘の情報はセキュリティレベル設定で外部への転送を制限

社外秘の情報をメールでやり取りする場合は、メールのセキュリティレベルを設定しましょう。「社外秘」または「機密」に設定すると、社外のメールアドレスに転送できなくなります。さらに、一定期間が経過するとメールが自動削除されるように「有効期限」を設定できるので、安心して資料をメールに添付できます。
(LINE WORKSメールはベーシップラン/プレミアムプランで利用できます)

メールのセキュリティレベルを設定する方法を確認しましょう。

4. 監査機能でメールの送信履歴を確認する

管理者は管理者機能でメンバーのLINE WORKSサービスの利用履歴を確認することができます。サービス利用履歴を照会することで、異常な挙動を検知できます。

管理者がサービス利用履歴を確認する方法を確認しましょう。