外部ユーザーとのグループは、LINE WORKSを利用する他社のユーザーと協業するためのグループです。グループ内のメンバーとトークやノート、予定、フォルダを利用できます。グループの作成者はそのグループのマスターになり、グループの設定を変更したり、グループメンバーを管理することができます。
外部グループで共有ストレージが使用される場合、グループを作成したメンバーが所属しているテナントの共有ストレージから容量が使用されます。
ただし、LINEユーザーとは外部ユーザーとのグループを作成できません。LINEユーザーとのトークはトークルームで可能です。
外部ユーザーとのグループの作成
外部ユーザーとのグループを作成する方法は、下記があります。
- アドレス帳でメンバーを指定して作成する
- トークで作成する
- 複数人トークルームから切り替える
- 管理者画面で作成する
外部ユーザーとのグループを作成するためには、グループメンバーが全員「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーである必要があります。外部のLINE WORKS連携を利用していないメンバーは、自動的にグループから退室されます。また、管理者画面のグループ作成設定が「メンバーが自由に作成可」の場合のみ外部ユーザーとのトークルームを作成できます。
外部ユーザーとのグループを作成するマスターは、グループを作成する前に外部LINE WORKSユーザーをアドレス帳に追加しておく必要があります。
アドレス帳で外部ユーザーとのグループを作成する
アドレス帳でLINE WORKSを利用中の外部ユーザーとのグループを作成することができます。
モバイル版
- [アドレス帳] をタップします。
- アドレス帳で
アイコンをタップします。
- [グループ] をタップします。
アイコンをタップします。
- [外部ユーザーとのグループ作成] をタップします。
- グループプロフィール、グループ名、グループ説明、公開設定、トーク、ノート、予定、フォルダ、グループ通知などを設定します。グループ名は 100 字、グループ説明は 300 字以内で入力できます。外部ユーザーとのグループは非公開となり、グループメンバーのみグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されます。
- [グループメンバー] をタップします。
をタップしてメンバーを選択し、外部ユーザーとのグループメンバーに追加します。ただし、「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーのみ選択できます。
- [保存] をタップして外部ユーザーとのグループを作成します。
ブラウザ版
- 画面上部の
アイコンをクリックします。
- 左側メニューの [グループ] をクリックします。
- 右上部の [グループ追加] をクリックします。
- [外部とのグループ追加] をクリックします。
- 「外部とのグループ追加」でグループプロフィール、グループ名、グループ説明、グループマスター、グループメンバーを設定します。グループ名は 100 字、グループ説明は 300 字以内で入力できます。外部グループは非公開でグループメンバーでないメンバーのグループ一覧、検索とサジェストにも表示されません。
- 「利用する機能」を設定します。
- [追加] をクリックします。
トークで外部ユーザーとのグループを作成する
トークで他の会社のメンバーと外部ユーザーとのグループを作成することができます。
モバイル版
- トークルーム一覧で
アイコンをタップします。
- [グループ] をタップします。
- グループタイプを [外部] に変更します。
- グループプロフィール、グループ名、グループ説明、公開設定、トーク、ノート、予定、フォルダ、グループ通知などを設定します。グループ名は 100 字、グループ説明は 300 字以内で入力できます。外部ユーザーとのグループは非公開となり、グループメンバーのみグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されます。
- [グループメンバー] をタップします。
をタップしてメンバーを選択し、グループメンバーに追加します。「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーのみ選択できます。
- [保存] をタップして外部ユーザーとのグループを作成します。
ブラウザ版
- 画面上部の
アイコンをクリックします。
- トークルーム一覧の上部の [トークルーム作成] をクリックして、[トークルーム] を選択します。
- 「招待」で3番目の [グループ] タブをクリックします。
- [外部ユーザーとのグループ作成] をクリックします。
PC版アプリ
- トークルーム一覧の右下の
アイコンをクリックします。
- 左側メニューで [グループ] タブをクリックします。
- 連絡先検索欄の下の [外部ユーザーとのグループ作成] をクリックします。
複数人トークルームを外部ユーザーとのグループに切り替える
外部LINE WORKSユーザーがいるトークルームを、グループに切り替えることができます。外部ユーザーとのグループに切り替えたトークルームを通常のトークルームに戻すことはできません。
モバイル版
- 外部ユーザーとのグループに切り替えるトークルームを開きます。
アイコンをタップします。
- [グループ作成] をタップします。
- グループプロフィール、グループ名、グループ説明、公開設定、トーク、ノート、予定、フォルダ、グループ通知などを設定します。
グループ名は 100 字、グループ説明は 300 字以内で入力できます。外部ユーザーとのグループは非公開となり、グループメンバーのみグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されます。 - [保存] タップして外部ユーザーとのグループを作成します。
ブラウザ版
- 画面上部の
アイコンをクリックします。
- 左側のトークルーム一覧で外部ユーザーとのグループに切り替えるトークルームをクリックします。
- 右上の
アイコンをクリックして [グループ作成] をクリックします。
- 「外部とのグループ追加」でグループプロフィール、グループ名、グループマスター、グループメンバーを設定します。グループ名は 100 字以内で、外部グループは非公開でグループメンバーでないメンバーのグループ一覧、検索とサジェストにも表示されません。
- 「利用する機能」を設定します。
- [追加] をクリックします。
グループの設定およびメンバー管理
グループマスターが機能設定できるように管理者が許可した場合、外部ユーザーとのグループマスターはグループの基本情報の編集と利用する機能の設定をすることができます。
また、グループメンバーを追加または削除することができます。外部ユーザーとのグループマスターが設定できる情報と機能は下記の通りです。
- 外部ユーザーとのグループの基本情報の編集
- グループプロフィール
- グループ名
- グループの説明
- グループマスターの追加・削除
- グループメンバーの追加・削除
- グループで利用する機能の設定
- トーク機能の利用有無
- ノート、フォルダ、予定、メーリングリストの利用有無
外部ユーザーとのグループを削除する
グループのマスターは「グループの管理」でグループを削除できます。グループを削除すると利用中のトーク、ノート、予定、フォルダのデータはすべて削除され、復元できません。また、外部グループを削除すると、グループメンバーが所属する全ての会社からグループが削除されます。
グループから退室する
外部ユーザーとのグループメンバーはグループトークルームから任意で退室することはできません。
グループマスターがメンバーを削除することで、削除されたメンバーはグループトークルームから退室します。
グループマスターにより削除されると、グループのトークを確認できなくなりますが、退室前送信したトークや画像などのデータはグループ内に維持されます。
もし管理者から「外部ユーザーとのトーク権限」の利用許可メンバーから削除された場合、グループから自動的に退室されます。