外部ユーザーとのグループ

外部ユーザーとのグループは、LINE WORKSを利用する他社のユーザーと協業するためのグループトークルームです。グループ内のメンバーとトークやノート、カレンダー、フォルダを利用できます。グループの作成者はそのグループのマスターになり、グループの設定を変更したり、グループメンバーを管理することができます。

外部グループで共有ストレージが使用される場合、グループを作成したメンバーが所属しているテナントの共有ストレージから容量が使用されます。

ただし、LINEユーザーとは外部ユーザーとのグループを作成できません。LINEユーザーとのトークはトークルームで可能です。

外部ユーザーとのグループの作成

外部ユーザーとのグループを作成する方法は、下記があります。

  • アドレス帳でメンバーを指定して作成する
  • トークで作成する
  • 複数人トークルームから切り替える
  • 管理者画面で作成する

外部ユーザーとのグループを作成するためには、グループメンバーが全員「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーである必要があります。外部のLINE WORKS連携を利用していないメンバーは、自動的にグループから退室されます。また、管理者画面のグループ作成設定が「メンバーが自由に作成可」の場合のみ外部ユーザーとのトークルームを作成できます。

外部ユーザーとのグループを作成するマスターは、グループを作成する前に外部LINE WORKSユーザーをアドレス帳に追加しておく必要があります。

 

アドレス帳で外部ユーザーとのグループを作成する

アドレス帳で外部ユーザーとのグループを作成することができます。

モバイル版

  1. [アドレス帳] をタップします。
  2. アドレス帳で アイコンをタップします。
  3. アイコンをタップします。
  4. アイコンをタップします。
  5. [外部ユーザーとのグループ作成] をタップします。
  6. グループ名、公開設定、トーク、ノート、予定、フォルダ、グループ通知などを設定します。グループ名は 100 字まで入力できます。外部ユーザーとのグループは非公開となり、グループメンバーのみグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されます。
  7. [グループメンバー] をタップします。
  8. をタップしてメンバーを選択し、外部ユーザーとのグループメンバーに追加します。ただし、「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーのみ選択できます。
  9. [保存] をタップして外部ユーザーとのグループを作成します。

ブラウザ版

  1. 画面上部の アイコンをクリックします。
  2. 左側メニューのアイコンをクリックします。
  3. [グループ追加] をクリックします。
  4. [外部とのグループ追加] をクリックします。
  5. 「外部とのグループ追加」でグループ名、グループマスター、グループメンバーを設定します。グループ名は 100 字以内で、外部グループは非公開でグループメンバーでないメンバーのグループ一覧、検索とサジェストにも表示されません。
  6. 「利用する機能」を設定します。
  7. [追加] をクリックします。

 

トークで外部ユーザーとのグループを作成する

トークで他の会社のメンバーと外部ユーザーとのグループを作成することができます。

モバイル版

  1. トークルーム一覧で アイコンをタップします。
  2. [グループ] をタップします。
  3. グループタイプを [外部] に変更します。
  4. グループ名、公開設定、トーク、ノート、予定、フォルダ、グループ通知などを設定します。グループ名は 100 字まで入力できます。外部ユーザーとのグループは非公開となり、グループメンバーのみグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されます。
  5. [グループメンバー] をタップします。
  6.  をタップしてメンバーを選択し、グループメンバーに追加します。「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーのみ選択できます。
  7. [保存] をタップして外部ユーザーとのグループを作成します。

ブラウザ版

  1. 画面上部の  アイコンをクリックします。
  2. トークルーム一覧の上部の [トークルーム作成] をクリックして、[トークルーム] を選択します。
  3. 「招待」で3番目の [グループ] タブをクリックします。
  4. [外部ユーザーとのグループ作成] をクリックします。

PC版アプリ

  1. トークルーム一覧の右下の アイコンをクリックします。
  2. 左側メニューで [グループ] タブをクリックします。
  3. 連絡先検索欄の下の [外部ユーザーとのグループ作成] をクリックします。

複数人トークルームを外部ユーザーとのグループに切り替える

外部LINE WORKSユーザーがいるトークルームを、グループに切り替えることができます。外部ユーザーとのグループに切り替えたトークルームを通常のトークルームに戻すことはできません。

モバイル版

  1. 外部ユーザーとのグループに切り替えるトークルームを開きます。
  2. アイコンをタップします。
  3. [グループ作成] をタップします。
  4. グループ名、公開設定、トーク、ノート、予定、フォルダ、グループ通知などを設定します。
    グループ名は 100 字まで入力できます。外部ユーザーとのグループは非公開となりグループメンバーのみグループ一覧、アドレス帳での検索結果、サジェストに表示されます。
  5. [保存] タップして外部ユーザーとのグループを作成します。

ブラウザ版

  1. 画面上部の  アイコンをクリックします。
  2. 左側のトークルーム一覧で外部ユーザーとのグループに切り替えるトークルームをクリックします。
  3. 右上のアイコンをクリックして [グループ作成] をクリックします。
  4. 「外部とのグループ追加」でグループ名、グループマスター、グループメンバーを設定します。グループ名は 100 字以内で、外部グループは非公開でグループメンバーでないメンバーのグループ一覧、検索とサジェストにも表示されません。
  5. 「利用する機能」を設定します。
  6. [追加] をクリックします。

グループの設定およびメンバー管理

外部ユーザーとのグループマスターはグループの基本情報の編集と利用する機能の設定をすることができます。また、グループメンバーを追加または削除することができます。外部ユーザーとのグループマスターが設定できる情報と機能は下記の通りです。管理者がグループ機能の設定を許可していない場合は設定できません。

  • 外部ユーザーとのグループの基本情報の編集
    • グループ名
    • グループの説明
    • グループマスターの追加・削除
    • グループメンバーの追加・削除
  • グループで利用する機能の設定
    • トーク機能の利用有無
    • ノート、フォルダ、予定、メーリングリストの利用有無

外部ユーザーとのグループを削除する

グループのマスターは「グループの管理」でグループを削除できます。グループを削除すると利用中のトーク、ノート、予定、フォルダのデータはすべて削除され、復元できません。また、外部グループを削除すると、グループメンバーが所属する全ての会社からグループが削除されます。

 

グループから退室する

グループメンバーはトークルームから任意で退室することはできません。グループマスターがメンバーを削除することで、メンバーはグループトークルームから退室します。グループマスターにより削除されたメンバーは、グループのトークを確認できなくなりますが、削除されたメンバーが退室前に送信したトークや画像などのデータはグループ内に維持されます。

また管理者が「外部のLINE WORKS連携」の利用メンバーから削除した場合、グループから自動的に退室処理されます。

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