共有ストレージは社内メンバーが共用するサービスのためのストレージで、下記のサービスで使用されます。

• トークで送受信した添付ファイル
• 組織 / グループトーク、予定、フォルダ、ノートに添付したファイル
• 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイル
• アンケートに添付したファイル
• カレンダーの予定に添付したファイル
• タスクに添付したファイル
• テンプレートに添付したファイル
• Drive(アドバンストプランでのみ利用可能、スタンダードプランではDriveオプション商品を追加して利用)にアップロードしたファイル

メールの容量は共有ストレージを使用しません。共有ストレージの容量は、ご契約の料金プランによって異なります。詳細は 利用料金のご案内を参照してください。

1. 管理者画面の左側メニューの [統計] を開いて [共有ストレージ] を選択します。モバイルでは  アイコンをタップするとメニューが表示されます。

共有ストレージの使用容量

共有ストレージの空き容量と使用中の容量を確認することができます。

• 空き容量 : 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。
• 共有ストレージ全体 :利用可能な最大容量です。ご契約の料金プランによって容量が異なります。
• 使用中の容量 : 共有ストレージで現在使用中の容量です。組織/グループを削除しなくてもトークファイルの容量を削除後復元できる 30日間はは共有ストレージから削減されません。ただし、組織/グループを削除後、[組織データの復元] または [グループデータの復元] で [完全削除] の際に組織/グループのデータが完全に削除され、すぐに容量が確保されます。

共有ストレージの使用率が50%、60%、70%、80%、90%、100%に達すると、管理者権限を持つすべてのメンバーに対して通知が送信されます。

共有ストレージの使用率が 100% になると、共有ストレージを利用する各サービスの機能が制限されます。

使用状況

共有ストレージの使用状況を確認することができます。

期間を指定して照会したり、xlsx形式でダウンロードできます。

• 使用中の容量 : 使用中の共有ストレージの容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
• 空き容量 : 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
• 使用率 (%) : 共有ストレージ全体の容量のうち、使用中の容量の割合です。目盛はグラフの左側に表示され、単位は % です。

サービス別容量ー合計

サービス別の使用容量を確認することができます。期間を指定して照会したり、xlsx形式でダウンロードできます。

• 合計 : 合計にチェックを入れると、各項目を積み上げたグラフが表示されます。各項目が全体に占める割合をひと目で確認できます。

掲示板		掲示板の投稿またはコメントに添付したファイルの容量。テキストは共有ストレージの容量を使用しません。
トーク		一般トークルームまたは組織 / グループトークルームで送受信されたファイルの容量と、組織 / グループノートおよびフォルダにアップロードされたファイルの合計容量
カレンダー		予定に添付したファイルの容量。
アンケート		アンケートに添付したファイルの容量。
タスク		タスクに添付したファイルの容量。
テンプレート		テンプレートに添付したファイルの容量。
Drive		マイドライブ、共有ドライブにアップロードされたファイルの合計

• 検索 : 期間を設定して [検索] をクリックすると、該当期間の統計を確認できます。直近 1 年間の期間を指定できます。
• ダウンロード : [ダウンロード] をクリックすると、画面の期間の情報をxlsx形式でダウンロードします。

共有ストレージを超過した時、共有ストレージを使用するサービス別にファイルを保管する期間を変更したり、組織/グループ管理機能で共有ストレージが確保されます。

空き容量を確保する

各サービスで共有ストレージを使用するファイルの保存期間を変更したり、トークルームの管理で共有ストレージの空き容量を確保することができます。

トーク

ファイル種類	削除条件
トークで送信したファイル	「管理者画面 > サービス > トーク  > ファイル、写真ダウンロード期限」を短く設定すると、期間を過ぎたファイルが削除されます。ファイル数によって削除に時間がかかる場合があります。
トークルームフォルダ内のファイル	削除したファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。
トークルームノート内のファイル	削除した投稿、コメントの添付ファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると削除されます。

保管期間の詳細は下記で設定できます。

•  トークルームフォルダのゴミ箱の保管期間
• トークルームノートのゴミ箱の保管期間
• トークで送信したファイルと写真のダウンロード期限

掲示板

ファイル種類	削除条件
投稿の添付ファイル	削除した投稿はゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。

保管期間の詳細は下記で設定できます。

• ゴミ箱の保管期間を設定

カレンダー

ファイル種類	削除条件
予定の添付ファイル	予定を削除すると、添付ファイルも削除されます。

アンケート

ファイル種類	削除条件
アンケートに添付した画像	アンケートを削除すると、添付画像も削除されます。

タスク

ファイル種類	削除条件
タスクに添付したファイル	タスクを削除すると、1 時間以内に添付ファイルも削除されます。

テンプレート

ファイル種類	削除条件
テンプレートに添付した画像ファイル	管理者画面で設定した [テンプレート＞画像の保存期間] が過ぎたら、テンプレートに添付された画像ファイルは削除されます。

Drive(アドバンストプランでのみ利用可能、 スタンダードプランではDriveオプション商品を追加して利用)

ファイル種類	削除条件
共有ドライブのファイル	共有ドライブで削除したファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。

保管期間の詳細は下記で設定できます。

• ゴミ箱の保管期間を設定する

組織/ グループ管理機能での空き容量の確保

利用しない組織 / グループでを削除したり、組織 / グループトークルーム機能のデータを削除することで、空き容量を確保することができます。

組織 / グループを削除する

「管理者画面 > メンバー > 組織またはグループ」を選択してリストから組織またはグループを選択し、削除します。

• 削除後にデータ復元できる 30 日間は共有ストレージを使用します。ただし、削除後、「メンバー > 組織データを復元」または「メンバー > グループ > グループデータを復元」でデータを完全に削除すると空き容量 を確保することができます。