この機能はスタンダード、アドバンストプランでのみ利用できます。
共有ストレージは社内メンバーが共用するサービスのためのストレージで、下記のサービスで使用されます。
- トークで送受信した添付ファイル
- チーム / グループ、予定、フォルダ、ノートに添付したファイル
- 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイル
- アンケートに添付したファイル
- カレンダーの予定に添付したファイル
- タスクに添付したファイル
- テンプレートに添付したファイル
- Drive(アドバンストプランでのみ利用可能、スタンダードプランではDriveオプション商品を追加して利用)にアップロードしたファイル
メールの容量は共有ストレージを使用しません。共有ストレージの容量は、ご契約の料金プランによって異なります。詳細は 利用料金のご案内を参照してください。
- 管理者画面の左側メニューの [統計] を開いて [共有ストレージ] を選択します。モバイルでは
アイコンをタップするとメニューが表示されます。
共有ストレージの使用容量
共有ストレージの空き容量と使用中の容量を確認することができます。
- 空き容量 : 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。
- 共有ストレージ全体 :利用可能な最大容量です。ご契約の料金プランによって容量が異なります。
- 使用中の容量 : 共有ストレージで現在使用中の容量です。
共有ストレージの使用率が50%、60%、70%、80%、90%、100%に達すると、管理者権限を持つすべてのメンバーに対して通知が送信されます。共有ストレージの使用率が 100% になると、テキストのトークの送受信、トークの閲覧、削除のみ利用できます。
使用状況
共有ストレージの使用状況を確認することができます。
期間を指定して照会したり、xlsx形式でダウンロードできます。
- 使用中の容量 : 使用中の共有ストレージの容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
- 空き容量 : 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
- 使用率 (%) : 共有ストレージ全体の容量のうち、使用中の容量の割合です。目盛はグラフの左側に表示され、単位は % です。
サービス別容量ー合計
サービス別の使用容量を確認することができます。期間を指定して照会したり、xlsx形式でダウンロードできます。
- 合計 : 合計にチェックを入れると、各項目を積み上げたグラフが表示されます。各項目が全体に占める割合をひと目で確認できます。
掲示板 | 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイルの容量。テキストは共有ストレージの容量を使用しません。 | ||||||||
トーク | 一般トークルームまたはチーム / グループトークルームで送受信されたファイルの容量と、チーム / グループノートおよびフォルダにアップロードされたファイルの合計容量 | ||||||||
カレンダー | 予定に添付したファイルの容量。 | ||||||||
アンケート | アンケートに添付したファイルの容量。 | ||||||||
タスク | タスクに添付したファイルの容量。 | ||||||||
テンプレート | テンプレートに添付したファイルの容量。 | ||||||||
Drive | マイドライブ、共有ドライブにアップロードされたファイルの合計 |
- 検索 : 期間を設定して [検索] をクリックすると、該当期間の統計を確認できます。直近 1 年間の期間を指定できます。
- ダウンロード : [ダウンロード] をクリックすると、画面の期間の情報をxlsx形式でダウンロードします。
空き容量を確保する
各サービスで共有ストレージを使用するファイルの保存期間を変更したり、チーム / グループの管理で共有ストレージの空き容量を確保することができます。
トーク
ファイル種類 | 削除条件 |
トークで送信したファイル | 「管理者画面 > サービス > トーク > ファイル、写真ダウンロード期限」を短く設定すると、期間を過ぎたファイルが削除されます。ファイル数によって削除に時間がかかる場合があります。 |
チーム / グループフォルダのファイル | 削除したファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。 |
チーム / グループノートの添付ファイル | 削除した投稿、コメントの添付ファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると削除されます。 |
保管期間の詳細は下記で設定できます。
掲示板
ファイル種類 | 削除条件 |
投稿の添付ファイル | 削除した投稿はゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。 |
保管期間の詳細は下記で設定できます。
カレンダー
ファイル種類 | 削除条件 |
予定の添付ファイル | 予定を削除すると、添付ファイルも削除されます。 |
アンケート
ファイル種類 | 削除条件 |
アンケートに添付した画像 | アンケートを削除すると、添付画像も削除されます。 |
タスク
ファイル種類 | 削除条件 |
タスクに添付したファイル | タスクを削除すると、1 時間以内に添付ファイルも削除されます。 |
テンプレート
ファイル種類 | 削除条件 |
テンプレートに添付した画像ファイル | 管理者画面で設定した [テンプレート>画像の保存期間] が過ぎたら、テンプレートに添付された画像ファイルは削除されます。 |
Drive(アドバンストプランでのみ利用可能、 スタンダードプランではDriveオプション商品を追加して利用)
ファイル種類 | 削除条件 |
共有ドライブのファイル | 共有ドライブで削除したファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。 |
保管期間の詳細は下記で設定できます。
チーム / グループ管理機能での空き容量の確保
チーム / グループで利用する機能の設定を変更したり、チーム / グループ自体を削除することで、空き容量を確保することができます。
チーム / グループを削除する
管理者画面 > メンバー > 組織またはグループを選択してリストから組織またはグループを選択し、削除します。
- グループ : 削除直後、容量が確保されます。
- チーム : 削除後にデータ復元できる 30 日間は共有ストレージを使用します。ただし、チームの場合、削除後、「メンバー > 組織 > 組織データを復元」でデータを完全に削除すると空き容量 を確保することができます。
チーム / グループで利用する機能を無効にする
- 管理者画面 > メンバー > 組織またはグループを選択し、無効にするチーム / グループを選択します。
- 画面下部の [修正] を選択し、データを削除する機能を無効にします。該当機能のデータが削除され、共有ストレージの空き容量が増加します。