共有ストレージ

CONTENTS

共有ストレージは社内メンバーが共用するサービスのためのストレージで、下記のサービスで使用されます。

  • トークで送受信した添付ファイル
  • チーム / グループ、予定、フォルダ、ノートに添付したファイル
  • 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイル
  • アンケートに添付したファイル
  • カレンダーの予定に添付したファイル
  • タスクに添付したファイル
  • テンプレートに添付したファイル
  • 共有ドライブにアップロードしたファイル (ベーシックプラン 、プレミアムプランのみ)

メンバーの個人フォルダ内のファイルやメールは、共有ストレージを使用しません。

共有ストレージの容量は、ご契約の料金プランによって異なります。詳細は 利用料金のご案内を参照してください。

  1. 管理者画面の左側メニューの [統計] を開いて [共有ストレージ] を選択します。モバイルでは  アイコンをタップするとメニューが表示されます。

共有ストレージの使用容量

共有ストレージの空き容量と使用中の容量を確認することができます。

  • 空き容量 : 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。
  • 共有ストレージ全体 :利用可能な最大容量です。ご契約の料金プランによって容量が異なります。
  • 使用中の容量 : 共有ストレージで現在使用中の容量です。

共有ストレージの使用率が 50%、60%、70%、80%、90%、100%に達すると、管理者権限を持つすべてのメンバーに対して通知が送信されます。共有ストレージの使用率が 100% になると、テキストのトークの送受信、トークの閲覧、削除のみ利用できます。

使用状況

共有ストレージの使用状況を確認することができます。

期間を指定して照会したり、xlsx形式でダウンロードできます。

  • 使用中の容量 : 使用中の共有ストレージの容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
  • 空き容量 : 共有ストレージ全体の容量から使用中の容量を引いた容量です。目盛はグラフの右側に表示され、単位はGBです。
  • 使用率 (%) : 共有ストレージ全体の容量のうち、使用中の容量の割合です。目盛はグラフの左側に表示され、単位は % です。

サービス別容量ー合計

サービス別の使用容量を確認することができます。期間を指定して照会したり、xlsx形式でダウンロードできます。

  • 合計 : 合計にチェックを入れると、各項目を積み上げたグラフが表示されます。各項目が全体に占める割合をひと目で確認できます。
掲示板 掲示板の投稿またはコメントに添付したファイルの容量。テキストは共有ストレージの容量を使用しません。
トーク 一般トークルームまたはチーム / グループトークルームで送受信されたファイルの容量と、チーム / グループノートおよびフォルダにアップロードされたファイルの合計容量
カレンダー 予定に添付したファイルの容量。
アンケート アンケートに添付したファイルの容量。
タスク タスクに添付したファイルの容量。
テンプレート テンプレートに添付したファイルの容量。
Drive 共有ドライブにアップロードされたファイルの合計
  • 検索 : 期間を設定して [検索] をクリックすると、該当期間の統計を確認できます。直近 1 年間の期間を指定できます。
  • ダウンロード : [ダウンロード] をクリックすると、画面の期間の情報をxlsx形式でダウンロードします。

空き容量を確保する

各サービスで共有ストレージを使用するファイルの保存期間を変更したり、チーム / グループの管理で共有ストレージの空き容量を確保することができます。

トーク

ファイル種類 削除条件
トークで送信したファイル 「管理者画面 > サービス > トーク  > ファイル、写真ダウンロード期限」を短く設定すると、期間を過ぎたファイルが削除されます。ファイル数によって削除に時間がかかる場合があります。
チーム / グループフォルダのファイル 削除したファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。
チーム / グループノートの添付ファイル 削除した投稿、コメントの添付ファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると削除されます。

保管期間の詳細は下記で設定できます。

掲示板

ファイル種類 削除条件
投稿の添付ファイル 削除した投稿はゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。

保管期間の詳細は下記で設定できます。

カレンダー

ファイル種類 削除条件
予定の添付ファイル 予定を削除すると、添付ファイルも削除されます。

アンケート

ファイル種類 削除条件
アンケートに添付した画像 アンケートを削除すると、添付画像も削除されます。

タスク

ファイル種類 削除条件
タスクに添付したファイル タスクを削除すると、1 時間以内に添付ファイルも削除されます。

テンプレート

ファイル種類 削除条件
テンプレートに添付したファイル テンプレートを削除すると、添付ファイルも削除されます。

Drive

ファイル種類 削除条件
共有ドライブのファイル 共有ドライブで削除したファイルはゴミ箱に移動され、保管期間を過ぎると完全に削除されます。

保管期間の詳細は下記で設定できます。

チーム / グループ管理機能での空き容量の確保

チーム / グループで利用する機能の設定を変更したり、チーム / グループ自体を削除することで、空き容量を確保することができます。

チーム / グループを削除する

管理者画面 > メンバー > 組織またはグループを選択してリストから組織またはグループを選択し、削除します。

  • グループ : 削除直後、容量が確保されます。
  • チーム : 削除後にデータ復元できる 30 日間は共有ストレージを使用します。ただし、チームの場合、削除後、「メンバー > 組織 > 組織データを復元」でデータを完全に削除すると空き容量 を確保することができます。

チーム / グループで利用する機能を無効にする

  1. 管理者画面 > メンバー > 組織またはグループを選択し、無効にするチーム / グループを選択します。
  2. 画面下部の [修正] を選択し、データを削除する機能を無効にします。該当機能のデータが削除され、共有ストレージの空き容量が増加します。
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