이슈 관리

사법기관의 제출 요청등 이슈가 생길 때 보관 정책에 의해 보관된 데이터에서 해당 이슈와 관련된 내용만 검색해서 결과를 확인하거나 제출하는 경우가 많습니다.

이러한 경우에 관련 내용만 검색되도록 이슈를 만들어 관리할 수 있습니다.

이슈 관리에서는 이슈를 등록하거나 수정하고 삭제할 수 있으며, 이슈에 대한 결과를 확인할 수도 있고, 다운로드 할 수 있습니다.

이슈 관리화면 설명

이슈 관리화면의 각 항목에 대한 설명입니다.

    1. Admin 상단의 ‘아카이빙’을 클릭합니다.
    2. 왼쪽 메뉴에서 ‘이슈 관리’를 클릭하여 ‘이슈 관리’ 화면으로 이동합니다.
    • 구분: 메일과 메시지로 구분됩니다.
    • 이슈: 등록된 이슈의 타이틀입니다.
    • 등록자: 이슈를 등록한 구성원의 이름입니다.
    • 검색 조건: 이슈에 설정한 검색 조건입니다.
    • 검색 대상: ‘이슈 등록’ 창에서 메일을 선택하고 ‘대상’에 구성원을 선택하면 선택한 구성원의 수가 숫자로 표시됩니다. 그 외는 모두 ‘도메인’이 표시됩니다.
    • 마지막 수정일: 이슈의 최종 수정일입니다.
    • 검색: ‘검색하기’를 클릭하면 현재 시점을 기준으로 해당 이슈의 검색 조건으로 검색된 결과화면을 띄웁니다.

이슈 등록하기

보관된 데이터에서 검색할 조건을 이슈로 등록합니다.

같은 조건으로 검색할 경우가 있을 경우에 이슈로 등록해 놓으면 조건을 다시 입력하지 않고 검색할 수 있어 편리합니다.

  1. Admin 상단의 ‘아카이빙’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘이슈 관리’를 클릭하여 ‘이슈 관리’ 화면으로 이동합니다.
  3. ‘+이슈 등록’을 클릭합니다.
  4. ‘이슈 등록’ 창에서 필요한 항목을 입력합니다.

    • 구분: 메일과 메시지 가운데 검색할 대상을 선택합니다.
    • 이슈: 이슈의 타이틀을 입력합니다.
    • 검색 조건:
      • 대상: 구분에서 메일을 선택했을 경우만 노출됩니다.
        • 전체: 구성원 전체의 메일함을 대상으로 검색합니다.
        • 구성원: 특정 구성원의 메일함을 대상으로 검색합니다.
      • 보낸 사람: 보낸 사람을 지정합니다.
      • 받는 사람: 받는 사람을 지정합니다.
      • 내용
        • 전체 검색: 제목, 본문, 첨부파일을 모두 검색합니다.
        • 제목+본문
        • 제목
        • 본문
        • 첨부파일: 파일명과 문서의 일부분을 검색합니다.
      • 기간
  5. ‘저장’을 클릭해 이슈를 등록합니다.

이슈 수정하기

등록한 이슈의 내용을 수정합니다.

  1. Admin 상단의 ‘아카이빙’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘이슈 관리’를 클릭하여 ‘이슈 관리’ 화면으로 이동합니다.
  3. 수정할 이슈의 ‘이슈’ 항목이나 ‘검색 조건’ 항목을 클릭합니다.
  4. ‘이슈 수정’ 화면에서 필요한 항목을 수정합니다.
  5. ‘저장’을 클릭해 이슈를 수정합니다.

이슈 삭제하기

등록한 이슈를 삭제합니다.

‘이슈 관리’ 화면에서 삭제할 수도 있고, ‘이슈 수정’ 화면에서 삭제할 수도 있습니다.

이슈 관리화면에서 삭제하기

여러건의 이슈를 동시에 삭제할 수 있습니다.

  1. Admin 상단의 ‘아카이빙’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘이슈 관리’를 클릭하여 ‘이슈 관리’ 화면으로 이동합니다.
  3. ‘이슈 관리’ 화면의 이슈 목록에서 삭제할 이슈를 선택한 후 상단의 ‘이슈 삭제’를 클릭합니다.
  4. ‘확인’을 클릭해 선택한 이슈를 삭제합니다.

이슈 수정화면에서 삭제하기

  1. Admin 상단 메뉴의 ‘아카이빙’을 클릭합니다.
  2. 왼쪽 메뉴에서 ‘이슈 관리’를 클릭하여 ‘이슈 관리’ 화면으로 이동합니다.
  3. 수정할 이슈의 ‘이슈’ 항목이나 ‘검색 조건’ 항목을 클릭합니다.
  4. ‘이슈 수정’ 화면 왼쪽 하단의 ‘이슈 삭제’를 클릭합니다.

이슈로 검색한 결과확인 및 다운로드하기

등록한 이슈의 조건으로 검색한 결과를 확인합니다.

이슈의 검색결과 보기

이슈의 검색 조건으로 검색한 결과를 미리 확인합니다.

다음 중 하나의 방법으로 확인할 수 있습니다.

  • ‘이슈 등록’ 화면에서 ‘검색’을 클릭
  • ‘이슈 관리’ 화면의 ‘검색’ 항목에서 ‘검색하기’를 클릭

메시지 대화방 검색 결과

구분에서 메시지를 선택한 이슈의 검색 결과입니다. 결과를 확인하고 ‘다운로드’ 할 수 있습니다.

  • 대화방 이름/멤버: 메시지가 전달된 대화방 이름이 노출되고 대화방 이름이 없을 때에는 사용자의 이름이 노출됩니다.
    • 대화방 이름을 클릭하면 대화방에 포함된 사용자 중 보낸 사람을 제외한 사용자의 이름과 조직/직책을 확인할 수 있습니다.
    • 사용자 이름을 클릭하면 이 사용자가 받은 메시지를 검색하거나 보낸 메시지를 검색할 수 있습니다. 사용자가 구성원일 경우 조직도에서 구성원을 조회할 수 있습니다.
  • 보낸사람: 메시지를 보낸 사용자 이름이 노출됩니다. 사용자 이름을 클릭하면 이 사용자가 받은 메시지를 검색하거나 보낸 메시지를 검색할 수 있습니다. 사용자가 구성원일 경우 조직도에서 구성원을 조회할 수 있습니다.
  • 메시지 / 파일명: 대화방에 받거나 보낸 가장 최근의 메시지나 파일명입니다. 클릭하면 해당 ‘대화방 내용 조회’ 화면이 노출됩니다.
  • 수신시각 또는 송신시각: 해당 메시지가 수신되거나 송신된 시각입니다.
  • 다운로드 요청: 검색 결과를 다운로드 합니다. 한건의 메시지가 .txt 형식의 파일 하나로 만들어져 여러개의 .txt 형식의 파일이 .zip 파일 형식으로 압축되어 다운로드 됩니다.

메일 검색 결과

구분에서 메일를 선택한 이슈의 검색 결과입니다. 결과를 확인하고 ‘다운로드’ 할 수 있습니다.

  • 소유자: 메일을 보관하고 있는 사람입니다.
  • 메일 제목/본문: 메일의 제목과 본문이 노출됩니다. 제목 영역을 클릭하면 메일 내용 확인을 할 수 있는 화면이 노출됩니다.
  • 첨부: 메일에 첨부파일이 있을 경우  아이콘이 노출됩니다.
  • 수신시각/송신시각: 메일을 보내거나 받은 시각입니다.
  • 다운로드 요청: 건별로 다운로드 합니다. 소유자 왼쪽 아이콘을 클릭한 후 ‘다운로드 요청’을 클릭합니다.
  • 전체 다운로드 요청: 검색 결과 전체를 다운로드 합니다. 한 건의 메일이 .eml 형식의 파일 하나로 만들어져 여러 개의 .eml 형식의 파일이 .zip 파일 형식으로 압축되어 다운로드 됩니다.

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