공용용량

CONTENTS

공용용량의 사용 현황을 한 눈에 확인합니다.

공용용량은 회사에서 구성원이 공동으로 사용하는 공간으로 공용용량에 포함되는 항목은 아래와 같습니다.

  • 메시지에서 주고 받은 첨부파일
  • 팀/그룹 메시지, 일정, 폴더, 노트에 업로드 또는 공유한 파일
  • 게시판 게시글 또는 댓글에 첨부한 파일
  • 설문에 첨부한 파일
  • 캘린더 일정에 첨부한 파일
  • 할 일에 첨부한 파일
  • 템플릿에 첨부한 파일
  • 공유 드라이브에 업로드한 파일(Basic 또는 Premium 상품에만 해당)

각 구성원의 드라이브나 메일함 용량은 공용용량에 포함되지 않습니다. 공용용량은 상품에 따라 다르게 제공되며 상품별 공용용량에 대한 내용은 상품 페이지에서 확인할 수 있습니다.

  1. Admin 왼쪽 메뉴에서 ‘통계’를 선택합니다. 모바일에서는  버튼을 탭하면 메뉴가 나타납니다.
  2. 통계 메뉴 하위의 ‘공용용량’을 눌러 ‘공용용량’ 화면으로 이동합니다.

공용용량 사용량

제공되는 공용용량과 현재 사용중인 공용용량을 한 눈에 확인할 수 있습니다.

  • 사용 가능 용량: 제공되는 전체 공용용량에서 사용중 용량을 차감한 용량입니다. 앞으로 사용할 수 있는 공용용량입니다.
  • 전체 공용용량: 제공되는 공용용량입니다. 가입한 상품과 구성원 수에 따라 제공용량이 달라집니다.
  • 사용중 용량: 제공되는 공용용량 중 현재 사용중인 공용용량입니다. 팀/그룹을 삭제하더라도 메시지 파일의 용량은 삭제 후 복원을 할 수 있는 30일간은 공용용량에서 차감되지 않습니다. (단, 조직 삭제 시에는 삭제 후 ‘구성원 > 조직 데이터 복원’에서 ‘영구 삭제’ 시 파일이 완전 삭제되어 즉시 용량이 확보됩니다.)

공용용량 사용률이 50%, 60%, 70%,  80%, 90%, 100%에 도달할 때마다 관리자 권한을 가진 모든 구성원에게 메시지 알림이 전송됩니다.

공용용량 사용률이 100%에 도달하면 텍스트 메시지의 송수신, 메시지 확인 및 삭제만 가능합니다.

사용 현황

제공된 공용용량 중 현재 사용중인 용량입니다.

기간을 지정해 조회할 수도 있고, 엑셀파일로 다운로드할 수도 있습니다.

  • 사용중 용량: 제공되는 공용용량 중 현재 사용중인 공용용량입니다.  차트에서는 오른쪽 축을 기준으로 하며 단위는 GB입니다.
  • 사용 가능 용량: 제공되는 전체 공용용량에서 사용중 용량을 차감한 용량입니다. 앞으로 사용할 수 있는 공용용량입니다. 차트에서는 오른쪽 축을 기준으로 하며 단위는 GB입니다.
  • 사용률(%): 전체 용량 가운데 사용 중 용량의 비율입니다. 차트에서는 왼쪽 축을 기준으로 하며 단위는 %입니다.

서비스별 용량 – 전체

서비스별로 사용하고 있는 공용용량입니다. 기간을 지정해 조회할 수도 있고, 엑셀파일로 다운로드할 수도 있습니다.

  • 전체: 전체를 선택하면 각 항목이 누적되어 차트에 표시됩니다. 전체에서 아래 각 항목이 차지하는 비중을 쉽게 확인할 수 있습니다.
게시판 게시판 게시글 및 댓글에 첨부한 파일. 게시글과 댓글 자체는 포함되지 않음.
메시지 일반 메시지방 또는 팀/그룹 메시지방에서 첨부한 파일의 용량과 팀/그룹 메시지방의 노트와 폴더에 업로드한 파일 용량의 합
캘린더 일정에 첨부한 파일 용량의 합
설문 설문에 첨부한 파일 용량의 합
할 일 할 일에 첨부한 파일 용량의 합
템플릿 템플릿에 첨부한 파일 용량의 합
드라이브 공유 드라이브에 업로드한 파일 용량의 합

 

  • 공용용량 관리 조회: 특정 기간을 선택하거나 직접 조회 기간을 입력한 후 ‘조회’를 눌러 통계를 확인합니다. 최근 1년의 데이터만 조회할 수 있습니다.
  • 다운로드: ‘다운로드’를 누르면 화면의 데이터를 엑셀 파일로 다운로드 합니다.

공용용량을 초과했을 때 공용용량을 사용하는 서비스별로 파일을 보관하는 기간을 변경하거나 팀/그룹 관리 기능을 통해 공용용량을 확보할 수 있습니다.

서비스별 공용 용량 관리

메시지

파일 종류 삭제 방법/시점
메시지에 직접 첨부한 파일 메시지에서 직접 첨부하여 공유한 파일을 의미합니다.

‘Admin > 서비스 > 메시지 > 파일, 사진 다운로드 기간’을 현재 설정된 기간보다 짧게 설정하면 줄인 기간동안 공유된 메시지 첨부 파일이 삭제됩니다.  설정 변경 후 파일이 완전히 삭제되어 용량이 확보되기까지 파일량에 따라 몇 시간 정도 소요될 수 있습니다.

팀/그룹 폴더 내 파일 팀/그룹 폴더에서 파일을 삭제합니다. 삭제한 파일은 휴지통으로 이동 후 Admin에서 설정한 ‘휴지통 자동 삭제 기간’이 지나면 완전히 삭제됩니다.
팀/그룹 노트 내 파일 팀/그룹 노트에서 파일이 첨부된 노트의 글 또는 댓글을 삭제합니다. 삭제한 파일은 휴지통으로 이동 후 Admin에서 설정한 ‘휴지통 보관 기간’이 지나면 완전히 삭제됩니다.

자세한 설정 방법은 아래를 참고합니다.

게시판

파일 종류 삭제 방법/시점
게시글에 첨부한 파일 파일이 첨부된 게시판 게시글 또는 댓글을 삭제합니다. 삭제한 파일은 휴지통으로 이동 후 Admin에서 설정한 ‘게시판 휴지통 보관 기간’이 지나면 완전히 삭제됩니다.

자세한 설정 방법은 아래를 참고합니다.

캘린더

파일 종류 삭제 방법/시점
일정에 첨부한 파일 파일이 첨부된 일정을 삭제하면 동시에 삭제됩니다.

설문

파일 종류 삭제 방법/시점
설문에 삽입한 이미지 파일 파일이 첨부된 설문을 삭제하면 동시에 삭제됩니다.

할 일 

파일 종류 삭제 방법/시점
할 일에 첨부한 파일 파일이 첨부된 할 일을 삭제하면 1시간 이내에 공용용량에 반영됩니다.

템플릿 

파일 종류 삭제 방법/시점
템플릿에 첨부한 파일 파일이 첨부된 템플릿을 삭제하면 동시에 삭제됩니다.  

드라이브

파일 종류 삭제 방법/시점
공유 드라이브의 파일 공유 드라이브에서 파일을 삭제합니다. 삭제한 파일은 휴지통으로 이동 후 Admin에서 설정한 ‘휴지통 자동 삭제 기간’에 준하여 완전히 삭제됩니다.

자세한 설정 방법은 아래를 참고합니다.

팀(조직)/그룹 관리를 통한 용량 관리

 

팀(조직) 또는 그룹을 삭제하거나 개별 기능을 끄면 공용 용량을 확보할 수 있습니다.

팀(조직) 또는 그룹 삭제

Admin > 구성원 > ‘조직’ 또는 ‘그룹’ 메뉴를 누른 후 삭제하고자 하는 ‘조직’ 또는 ‘그룹’을 선택해 삭제합니다.

  • 그룹: 삭제 시 즉시 용량이 확보됩니다.
  • 팀(조직): 삭제를 하더라도 데이터 보관 정책에 의해 30일 간 데이터를 보관하고 있어 30일 이후에 용량이 확보됩니다. 삭제 후 ‘구성원 > 조직 데이터 복원’에서 ‘영구 삭제’를 누르면 데이터가 완전 삭제되어 즉시 용량을 확보할 수 있습니다.

팀(조직) 또는 그룹의 개별 기능 끄기

  1. Admin > 구성원 > ‘조직’ 또는 ‘그룹’ 메뉴를 누른 후 개별 기능을 끄고자 하는 조직명 또는 그룹명을 누릅니다.
  2. 창 하단의 ‘수정’을 눌러 데이터를 삭제하고자 하는 기능을 끕니다. 개별 기능을 끄면 그룹 또는 팀(조직)을 삭제하지 않고 용량을 즉시 확보할 수 있습니다.
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