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네이버웍스의 메일을 안전하게 사용하기 위해서, 회사 차원에서 메일 서비스에 공통적으로 적용할 메일 보안 정책을 설정할 수 있습니다.
외부 메일 가져오기
각 구성원들이 ‘외부 메일 가져오기’ 기능을 사용하도록 허용할 지 설정할 수 있습니다.
기존에 사용하던 다른 메일 서비스가 있다면, 이 기능을 통해 기존 메일 주소로 수신되는 메일과 네이버웍스 메일 주소로 수신되는 메일을 모두 네이버웍스 메일 서비스에서 확인할 수 있습니다.
- Admin 왼쪽 메뉴에서 ‘보안’을 선택해 메뉴를 펼친 후 ‘메일 보안’을 눌러 ‘메일 보안’ 화면으로 이동합니다. 모바일에서는
버튼을 탭하면 메뉴가 나타납니다. - ‘외부 메일 가져오기’ 항목 오른쪽의
을 눌러 수정할 수 있는 상태로 전환합니다. - ‘외부 메일 가져오기’ 항목을 설정합니다.
- 기능 ON: 모든 구성원들이 ‘외부 메일 가져오기’ 기능을 사용할 수 있습니다.
- 기능 OFF: 모든 구성원들이 ‘외부 메일 가져오기’ 기능을 사용하지 못하게 됩니다.
이미 이 기능이 설정된 경우, 설정된 정보가 모두 삭제됩니다.
- 상단의 ‘저장’을 누릅니다.
외부 메일의 이미지/링크 차단
사외에서 보낸 메일을 받은 경우, 구성원들에게 메일 본문에 포함된 이미지나 링크를 바로 보여주지 않도록 설정할 수 있습니다.
이미지/링크가 차단된 경우에도 메일 본문에서 즉시 보여주지 않을 뿐, 구성원이 직접 이미지/링크 보기를 눌러 첨부된 이미지와 링크를 볼 수 있습니다.
관리자는 이 보안 기능을 모든 구성원에게 강제적으로 적용할 지, 구성원이 선택적으로 적용하게 할지 선택할 수 있습니다.
- Admin 왼쪽 메뉴에서 ‘보안’을 선택해 메뉴를 펼친 후 ‘메일 보안’을 눌러 ‘메일 보안’ 화면으로 이동합니다. 모바일에서는 버튼을 탭하면 메뉴가 나타납니다.
- ‘외부 메일의 이미지/링크 차단’ 항목 오른쪽의 아이콘을 눌러 수정할 수 있는 상태로 전환합니다.
- ‘외부 메일의 이미지/링크 차단’ 가능을 적용할지 여부를 다음 옵션 중에 선택합니다.
- 모든 구성원 차단 적용: 이 옵션을 선택하면 모든 구성원에게 기본적으로 차단됩니다.
- 각 구성원의 설정을 따름: 이 옵션을 선택하면 각 구성원이 환경 설정에서 설정한 차단 여부에 따라 적용됩니다.
- 상단의 ‘저장’을 누릅니다.
보안 등급 설정
네이버웍스 메일의 보안 등급은 ‘일반’, ‘대외비’, ‘기밀’, ‘업무 외’ 등급으로 나누어지며, 관리자는 보안 등급별로 사용 여부를 선택할 수 있습니다.
구성원은 현재 사용 중인 보안 등급 중 하나를 지정해 메일을 발송할 수 있습니다.
- 일반: 메일의 유효기간이 설정되지 않으며 항상 재전송할 수 있습니다. 보안 등급을 지정하지 않은 메일은 ‘일반’ 등급으로 적용됩니다.
- 대외비, 기밀: 보안상 중요한 메일을 보낼 때 사용할 수 있는 보안 등급입니다. 회사 정책에 맞춰 등급명과 등급별 설정을 변경할 수 있습니다.
- 등급명: ‘대외비’와 ‘기밀’ 등급 옆 ‘수정’을 클릭해 보안 등급명을 변경할 수 있습니다.
- 수정 후에는 Admin과 서비스에서 변경된 보안 등급명으로 표시됩니다.
- 감사 로그에는 변경된 보안 등급명을 구분할 수 있도록, 변경한 등급명 앞에 Restricted(대외비) 또는 Confidential(기밀)을 함께 기재하고 있습니다.
- 등급별 설정: ‘유효기간’, ‘재전송 금지’, ‘유효기간 경과시 보낸 메일도 삭제’에 대한 설정을 할 수 있습니다.
- 등급명: ‘대외비’와 ‘기밀’ 등급 옆 ‘수정’을 클릭해 보안 등급명을 변경할 수 있습니다.
- 업무 외: 업무 이외의 목적으로 메일을 보낼 때 사용할 수 있는 보안 등급입니다.
- ‘업무 외’ 등급으로 지정한 메일은 발신 모니터링 정책 대상에서 제외되어, 해당 메일은 모니터링되지 않습니다. 단, 감사, 아카이빙 범위에는 포함됩니다.
- ‘업무 외’ 등급만 단독으로 사용할 수 없으며, 반드시 하나 이상의 다른 등급과 함께 사용해야 합니다.
- Admin 왼쪽 메뉴에서 ‘보안’을 선택해 메뉴를 펼친 후 ‘메일 보안’을 눌러 ‘메일 보안’ 화면으로 이동합니다. 모바일에서는 버튼을 탭하면 메뉴가 나타납니다.
- ‘보안 등급’을 선택합니다.
- ‘보안 등급’ 항목 오른쪽의 아이콘을 눌러 수정할 수 있는 상태로 전환합니다.
- 각 보안 등급의 사용 여부를 선택합니다.
- 기능 ON: 구성원이 메일을 보낼 때 해당 보안 등급을 지정할 수 있습니다.
- 기능 OFF: 구성원이 메일을 보낼 때 해당 보안 등급을 지정할 수 없으며, 모든 보안 등급이 OFF일 경우 ‘일반’ 등급의 메일로 취급됩니다.
- ‘대외비’와 ‘기밀’ 등급을 켰다면 ‘대외비’ 메일과 ‘기밀’ 메일의 세부 설정을 변경할 수 있습니다.
- 유효기간: 메일을 확인할 수 있는 기한입니다. 유효기간이 지난 메일은 삭제됩니다. 하루, 일주일, 1개월, 3개월 중 선택할 수 있습니다.
- 재전송 금지: 메일을 받은 사람이 받은 메일을 다른 사람에게 전송할 수 없도록 설정합니다.
- 유효기간 경과시 보낸 메일도 삭제 : 유효기간 경과 시 메일을 보낸 사람의 ‘보낸 메일함’에서도 해당 메일이 삭제됩니다.
- 상단의 ‘저장’을 누릅니다.
다운로드 기한이 있는 파일 첨부
메일에서 ‘파일 첨부 용량’ 보다 큰 파일을 보낼 수 있도록 허용할지 설정할 수 있습니다.
해당 설정을 허용하는 경우, 첨부 가능한 용량보다 큰 파일은 7일간 100회까지만 다운로드 할 수 있는 파일로 첨부됩니다.
메일의 ‘파일 첨부 용량’은 ‘Admin > 서비스 > 메일 > 메일 일반 설정‘ 화면에서 설정할 수 있습니다.
‘다운로드 기한이 있는 파일’ 을 보낼 수 있도록 허용하는 경우, 첨부 할 수 있는 최대 개수 및 용량은 ‘Admin > 서비스 > 메일 > 메일 일반 설정‘ 화면에서 설정할 수 있습니다.
| 설정 기능 | 설명 | Admin 메뉴 위치 |
| 파일 첨부 용량 | 제한 없이 다운로드할 수 있는 첨부파일의 최대 용량을 지정할 수 있습니다. | Admin > 서비스 > 메일 > 메일 일반 설정 |
| 다운로드 기한이 있는 파일 – 첨부 허용 여부 | 지정된 파일 첨부 용량보다 큰 파일을 보낼 수 있도록 허용할 지 설정할 수 있습니다.
이런 파일은 7일간/100회까지 다운로드 가능한 파일로 첨부됩니다. |
Admin > 보안 > 메일 보안 |
| 다운로드 기한이 있는 파일 – 첨부 가능 개수 및 첨부 가능 용량 | 지정된 파일 첨부 용량보다 큰 파일을 보낼 수 있는 경우, 메일 하나당 첨부할 수 있는 최대 개수 및 최대 용량을 설정할 수 있습니다. | Admin > 서비스 > 메일 > 메일 일반 설정 |
- Admin 왼쪽 메뉴에서 ‘보안’을 선택해 메뉴를 펼친 후 ‘메일 보안’을 눌러 ‘메일 보안’ 화면으로 이동합니다. 모바일에서는 버튼을 탭하면 메뉴가 나타납니다.
- ‘다운로드 기한이 있는 파일 첨부’항목 오른쪽의 을 눌러 수정할 수 있는 상태로 전환합니다.
- ‘ 다운로드 기한이 있는 파일 첨부’를 허용할 지 여부를 선택합니다.
- 기능 ON : ‘파일 첨부 가능한 용량’보다 큰 파일은 7일간 100회까지만 다운로드 할 수 있는 파일로 첨부됩니다.
- 기능 OFF : ‘파일 첨부 가능한 용량’보다 큰 파일을 첨부할 수 없습니다.
- 상단의 ‘저장’을 누릅니다.
메일 백업/PC에 저장하기
구성원들이 메일함 백업 및 메일 원문 PC에 저장하기 기능을 사용하도록 허용할지 설정할 수 있습니다.
- Admin 왼쪽 메뉴에서 ‘보안’을 선택해 메뉴를 펼친 후 ‘메일 보안’을 눌러 ‘메일 보안’ 화면으로 이동합니다. 모바일에서는 버튼을 탭하면 메뉴가 나타납니다.
- ‘메일 백업/PC에 저장하기’ 항목 오른쪽의 아이콘을 눌러 수정할 수 있는 상태로 전환합니다.
- ‘메일 백업/PC에 저장하기’ 항목을 설정합니다.
- 기능 ON : 모든 구성원들이 ‘메일 백업/PC에 저장하기’ 기능을 사용할 수 있습니다.
- 기능 OFF : 모든 구성원들이 ‘메일 백업/PC에 저장하기’ 기능을 사용하지 못합니다.
- 상단의 ‘저장’을 누릅니다.
