この機能はスタンダード、アドバンストプランでアーカイブ(トーク)オプション商品を追加したり、アドバンストプランでアーカイブ(メール)オプション商品を追加して利用することができます。
アーカイブデータの保存期間と対象を設定します。
メンバーがデータを削除しても設定された保存期間に該当するデータが保存され、検索条件を生成して検索することができます。
ただし、メールの場合、アーカイブ前にゴミ箱から完全削除されたメールは保存されません。
管理者の設定により、やり取りしたメール、トークデータを 1 年から最大 10 年まで保存できます。例えば、2022 年 1 月 1 日に保存期間を 1 年に設定した場合、2021 年 1 月 2 日 ~ 2022 年 1 月 1 日のデータが保存されます。
ただし、削除されたメンバーのメールデータはアーカイブできません。
削除されたメンバーのトークデータのアーカイブは保存期間の間は保存され、LINE WORKSサービスの解約またはオプション商品の解除とともに削除されます。
トークアーカイブ
この機能はスタンダード、アドバンストプランでアーカイブ(トーク)オプション商品を追加してから利用できます。
トークデータを保存する範囲と期間を設定します。
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を選択してメニューを開き、 [設定] を押して [設定] 画面に移動します。
- [トーク] を選択します。
- アーカイブ範囲 : トークデータを保存する対象を選択します。「ドメイン全体」、「特定のメンバー」、「無効にする」から選択できます。
- 全ドメイン : テナント全体のトークデータを保存します。
- 特定のメンバー : 特定のメンバーでやり取りしたトークデータを保存します。「特定のメンバー」を選択すると、メンバーの検索ができる「特定のメンバー」項目が表示されます。選択できるメンバー数に制限はありません。
- 無効にする : トークデータを保存しません。
- 保存期間：トークデータを保存する期間のことです。1 年単位で最長 10 年まで設定することができます。トークの送受信日時を基準に、設定された期間の間保存されます。アーカイブを新規設定する場合、保存期間に基づいて 6 か月以前の過去のデータが保存されます。 その後、アーカイブを使用し続ける場合、設定した保存期間が過ぎると、保存期間より以前のデータは削除されます。
- アーカイブ範囲 : トークデータを保存する対象を選択します。「ドメイン全体」、「特定のメンバー」、「無効にする」から選択できます。
- [保存] を押します。
メールアーカイブ
この機能はスタンダード、アドバンストプランでアーカイブ(メール)オプション商品を追加してから利用できます。
メールデータを保存する範囲と期間を設定します。
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を選択してメニューを開き、 [設定] を押して [設定] 画面に移動します。
- [メール] タブを選択します。
- アーカイブ範囲：メールデータを保存する対象を選択します。「ドメイン全体」、「特定のメンバー」、「無効にする」から選択できます。
- 全ドメイン : テナント全体のメールデータを保存します。
- 特定のメンバー : 特定のメンバーのメールボックスのデータを保存します。「特定のメンバー」を選択すると、メンバーの検索ができる「特定のメンバー」項目が表示されます。選択可能なメンバー数に制限はありません。
- 無効にする : メールボックスのデータを保存しません。
- 保存期間 : メールデータを保存する期間のことです。1 年単位で最長 10 年まで設定することができます。メールの送受信日時を基準に、設定された期間の間保存されます。管理者の設定によりメールの送受信データが保存でき、設定したアーカイブ保存期間を基準に、過去のデータが保存されます。保存処理が完了されると、メールで通知されます。保存するデータが多い場合は、アーカイブに数日かかる場合があります。
- アーカイブ範囲：メールデータを保存する対象を選択します。「ドメイン全体」、「特定のメンバー」、「無効にする」から選択できます。
- [保存] を押します。