メール送信

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(この項目はベーシックプラン 、プレミアムプランのみ表示されるメニューです。)

メンバーが送信したメールを対象とするポリシーを作成し、条件に該当するメールを処理することができます。

送信メールが1件以上のポリシーに該当する場合、最も最近登録されたポリシーが適用されます。

各ポリシーは、条件と処理方法が含まれています。

ール送信ポリシーの管理

モバイル版

メール送信に関して、モニタリングポリシー (ルール) を確認、検索などを行ないます。

  1. 管理者画面の左側メニューの [モニタリング] を開いて [送信メール] を選択します。 アイコンをタップするとメニューが表示されます。
  2. [ポリシー管理] タブをタップします。

    • ポリシー名 : ポリシーのタイトルです。
    • 件数 : ポリシーによって検知されたメールの数です。
    • 番号 : ポリシーの固有番号です。ポリシーを保存すると、自動的に生成されます。
    • 使用状態 : ポリシーの使用状態です。

ブラウザ版

メール送信に関して、モニタリングポリシー (ルール) を作成、削除、使用有無の設定などを行ないます。

  1. 管理者画面の左側メニューの [モニタリング] を開いて [送信メール] を選択します。
  2. [ポリシー管理] タブをクリックします。

    • ポリシー名 : ポリシーのタイトルです。
    • 使用状態 : ポリシーの使用状態です。
    • 件数 : ポリシーによって検知されたメールの数です。クリックすると、検知されたメールの情報と処理の履歴を確認できます。
    • 番号 : ポリシーの固有番号です。ポリシーを保存すると、自動的に生成されます。
    • 録者 : ポリシーを登録したメンバーの名前とメールアドレスです。
    • 日時 : ポリシーを追加した日付と時刻です。

ール送信ポリシーの追加

ール送信に関連するポリシーを追加します。ポリシーは500個まで追加できます。

ポリシーは条件と、条件が満たされたときに実行する内容で構成されます。

ブラウザ版

  1. 「送信メール」の「ポリシー管理」タブで [ポリシー追加] をクリックします。

    • タイトル (必須)  : ポリシーのタイトルです。
    • 条件設定 (必須) : ポリシーが適用される条件です。複数選択した場合、AND条件で動作します。
      • モニタリング対象 : いずれか 1 つを選択します。
        • メンバーへの送信 : 社内に送信する場合にのみポリシーを適用
        • 外部への送信 : 社外に送信する場合にのみポリシーを適用
      • 送信者、受信者、コンテンツフィルタリングと添付ファイル : いずれか 1 つを選択します。
        • 送信者 : [メンバーを指定] または [すべてのメンバー] から選択します。
          • 構成員を選択 : [アドレス帳] をクリックしてポリシーの条件になるメンバーを選択します。最大 50 個までのアドレスを追加することができます。
          • すべてのメンバー : すべてのメンバーを対象にします。
        • 受信者 : メールアドレスまたはドメイン名を入力します。入力されたメールアドレスまたはドメインへ送信する場合、選択した処理が実行されます。
        • コンテンツフィルタリング : 入力したコンテンツが含まれている場合、選択した処理が実行されます。メールに含まれたコンテンツまたは URL を条件とする場合に選択します。
          • コンテンツ : 特定の文字列が含まれたメールを条件とする場合に選択します。件名 + 本文、件名、本文、添付ファイルから選択することができます。 1 つのポリシーには、1 つの文言だけの条件で入力することができます。
          • URL: 本文に特定の URL が含まれたメールを条件とする場合に選択します。 1 つのポリシーには、1 つの URL のみを条件として入力することができます。
        • 添付ファイル : ファイルが添付されたメールを条件とする場合に選択します。添付ファイルを選択した場合、ファイル付きメールをモニタリングまたはダウンロード期限付きファイルのメールをモニタリングから選択します。
          • ファイル付きメールをモニタリング : 大容量添付を除く、ファイルが添付されたメールを条件とします。
          • ダウンロード期限付きファイルのメールをモニタリング : 設定容量以上のダウンロード期限付きファイルを管理者が許可した場合に適用できます。ダウンロード期限付きファイルのメールをモニタリングを選択すると、実行内容として「添付ファイルの変更」と「文言を挿入」を利用できません。
    • 実行内容 (必須) : 設定した条件が検知されたときに実行する内容を選択します。
      • 受信拒否 : 設定条件に該当するメールの送信をブロックします。受信者には、メールが転送されません。
        • 拒否通知 : 選択して内容を入力すると、送信がブロックされたときに入力した内容が送信者に返信されます。
      • メールを修正 : 条件に該当するメールを「受信者を追加」、「添付ファイルの変更」、「文言を挿入」のうち、選択した内容で処理します。いずれか 1 つを選択する必要があります。
        • 受信者 : 条件に該当するメールに受診者を追加して転送します。 [組織長を受信者に自動追加] や [受信者を指定] から選択することができます。
          • 組織長を自動で追加 : 送信者が所属する組織の組織長にメールが転送されます。送信者が組織長である場合、追加送信はありません。
          • 受信者を指定 : [メンバーの追加] をクリックしてメールを受信するメンバーを選択します。最大 5 つのメールアドレスを追加することができます。
        • 添付ファイルの変更 : いずれか 1 つを選択します。
          • 添付ファイルの暗号化 : 送信者にメールでパスワードが転送されます。受信者が添付ファイルを確認するためには、送信者が別途共有するパスワードを入力する必要があります。
          • 添付ファイルの削除 : 添付ファイルを削除後に、受信者に送信されます。受信者は、ファイルが添付されたことを認識できません。
        • 文言を挿入 : メールの件名の前に特定の文言を挿入して送信します。いずれか 1 つを選択します。
          • 添付ファイルがある場合 : ールに添付ファイルがある場合、入力した文言を挿入します。
          • すべての場合 : 添付ファイルのないメールにも入力した文言を挿入します。
      • メールを移動 : 承認者に「承認メール」フォルダが作成され、ポリシーによって検知されたメールが届きます。メールを開くと「承認」または「差し戻し」が表示されており、選択するまで、待機状態となります。
        • 承認 : 待機中のメールを送信します。
        • 差し戻し : 待機中のメールを送信せず、メール送信者に差し戻します。
        • 承認待機中のメールは送信者側で「送信中」と表示されます。
      • 実行処理なし :  条件に該当する送信メールをモニタリングログに記録し、自動処理は行なわず受信者にそのまま送信します。
    • 通知設定 : 有効にすると、設定した条件が発生した場合にトークやメールで通知されます。
      • 受信者 : [アドレス帳] をクリックして通知メールを受信するメンバーを 5 人まで選択できます。
      • 受信方法 : 通知を受信する方法を選択します。「メール」と「トーク」を選択できます。
  2. 画面上部の [保存] をクリックします。

ール送信ポリシーの変更

録されたメールの送信ポリシーを変更します。

ブラウザ版

  1. 「送信メール」の「ポリシー管理」タブで修正するポリシー名ををクリックします。
  2. ポリシーを修正します。
  3. [保存] をクリックします。

ール送信ポリシーの削除

録されたメールの送信ポリシーを削除します。

ブラウザ版

  1. 「送信メール」の「ポリシー管理」タブで削除するポリシーの左にチェックを入れます。
  2. 画面上部の [削除] をクリックします。

ール送信ポリシーの検索

録されたメール送信ポリシーを検索します。

ポリシー番号、ポリシー名、登録者、ステータスで検索することができます。

モバイル版

  1. 「送信メール」の「ポリシー管理」タブで虫眼鏡アイコンをタップします。
  2. 検索条件を選択して、検索情報を入力します。
  3. [検索] をタップします。

ブラウザ版

  1. 「送信メール」の「ポリシー管理」タブで検索条件を選択します。
  2. 検索情報を入力して、[検索] をクリックします。

ール送信ポリシーの有効化

ブラウザ版

録したメール送信ポリシーの使用状態を設定します。

有効にしたポリシーに対して、モニタリングが行われます。

状況に応じて必要なポリシーのみ有効にして適用することができます。

  1. 「送信メール」の「ポリシー管理」タブで使用状態を変更するポリシーの左にチェックを入れます。
  2. 画面上部の [有効にする] または [無効にする] をクリックします。

画面右上に使用しているポリシーの数が表示されます。

送信メールモニタリング

メールの送信ポリシーによって検知されたメールを確認します。

  1. 管理者画面の左側メニューの [モニタリング] を開いて [送信メール] を選択します。モバイルでは  アイコンをタップするとメニューが表示されます。
  2. [モニタリング] タブをクリックします。

モバイル版

    • 日時 : メールが送信された日付と時刻です。
    • 番号 : 該当メールをモニタリングしたポリシー(ルール)の固有番号です。
    • 送信者 : メールを送信したメンバーの名前とメールアドレスです。
    • 件名 : メールの件名です。タップすると詳細情報を確認できます。

ブラウザ版

    • 日時 : メールが送信された日付と時刻です。
    • 番号 : 該当メールをモニタリングしたポリシー(ルール)の固有番号です。
    • 送信者 : メールを送信したメンバーの名前とメールアドレスです。
    • 受信者 : メールの受信者の名前とメールアドレスです。
    • 件名 : メールの件名です。クリックすると詳細情報を確認できます。
      • ポリシー適用日時
      • 件名
      • 送信者
      • 受信者
      • ールサイズ
      • 添付ファイル
      • ポリシー適用結果
      • ール本文
    • 添付ファイル : 添付ファイルがある場合、ファイル名が表示されます。

送信メールモニタリングの検索

モバイル版

  1. 「モニタリング」タブで虫眼鏡アイコンをタップします。
  2. 検索条件を選択して、検索情報を入力します。
  3. [検索] をクリックします。

ブラウザ版

期間で検索したり、複数の条件を指定した検索することができます。

  1. 「モニタリング」タブで期間を選択します。[詳細] をタップすると、複数の条件を指定して検索できます。下記の検索項目を選択できます。
    • 番号 : 作成したポリシーの固有番号です。
    • 受信者 : メールを受信したメンバーの名前とメールアドレスです。
    • 送信者 : メールの送信者の名前とメールアドレスです。
  2. [検索] をクリックします。

ール送信ポリシーレポートの送信

モニタリングされた内容を自動的に指定メールアドレスに送信します。

  1. 「モニタリング」タブで [モニタリング設定] をクリックします。
  2. レポートを受信する周期を選択します。
  3. 受信メールアドレスの [メンバーを追加] をクリックして、レポートを受信するメールアドレスを追加します。レポート周期は、毎日、毎週から選択できます。
  4. [保存] をクリックします。

ログのダウンロード

モニタリングされた内容を Excel でダウンロードします。

「モニタリング」タブで [ダウンロード] をクリックします。日時、ポリシー番号、宛先、差出人、件名、添付ファイル、メールサイズ情報が含まれます。

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