この機能はスタンダード、アドバンストプランでアーカイブ(トーク)オプション商品を追加したり、アドバンストプランでアーカイブ(メール)オプション商品を追加して利用することができます。
監査などで、アーカイブされたデータから、必要な部分を抽出して提出することがあります。
このような場合に、関連する内容だけを抽出するよう、検索条件を登録することができます。
検索条件管理では、条件を登録、変更、削除することができます。
メニューをクリックすると、以前バージョンの管理者画面が開きます。
検索条件管理の説明
「検索条件管理」の各項目について説明します。
モバイル版
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を開いて [検索条件管理] を選択します。
- 下記の項目が表示されます。
- 区分 : 検索対象です。
- 検索条件名 : 登録された条件のタイトルです。
- 検索 : [検索] をクリックすると、現在の時点で条件に一致する結果が表示されます。
ブラウザ版
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を開いて [検索条件管理] を選択します。
- 区分 : 検索対象です。
- 検索条件名 : 登録された条件のタイトルです。
- 登録者 : 条件を登録したメンバーの名前です。
- 最終修正日 : 条件の最終修正日です。
- 検索 : [検索] をクリックすると、現在の時点で条件に一致する結果が表示されます。
条件を登録する
アーカイブデータから検索する条件を登録することができます。
同じ条件で検索する場合は、条件を再度登録せず [検索] をクリックすることで検索できます。
ブラウザ版
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を開いて [検索条件管理] を選択します。
- [条件登録] をクリックします。
- 「条件登録」で、必要な項目を入力します。
- 検索条件名 : 条件のタイトルを入力します。
- 区分 : メールとトークから、検索対象を選択します。
- 検索対象 : 区分でメールを選択した場合のみ表示されます。
- すべて : メンバー全員を対象に検索します。
- メンバー : 特定のメンバーを対象に検索します。
- 送信者 : 送信者を指定します。
- 受信者 : 受信者を指定します。最大 10名まで指定できます。
- 内容
- すべて検索 : 件名、本文、添付ファイルをすべて検索します。
- 件名+本文
- 件名
- 本文
- 添付ファイル : ファイル名とファイルの内容を検索します。ただし、大容量添付ファイルやパスワードが適用された添付ファイルは、ファイル名のみ検索できます。
- 情報レベル : 「管理者画面 > セキュリティ > メール管理 > 情報レベル」で設定したレベルを選択できます。
- 使用しない
- 公開
- 社外秘 : レベルを修正した場合、修正したレベル名で表示されます。
- 機密 : レベルを修正した場合、修正したレベル名で表示されます。
- 期間
- [保存] をクリックします。
条件を修正する
登録した条件の内容を変更することができます。
ブラウザ版
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を開いて [検索条件管理] を選択します。
- 「検索条件名」で修正する条件の条件名をクリックします。
- 「条件を修正」画面で必要な項目を変更します。
- [保存] をクリックします。
条件を削除する
登録した条件を削除することができます。
「検索条件管理」画面で削除する項目を選択し、削除できます。
ブラウザ版
- 管理者画面の左側メニューの [アーカイブ] を開いて [検索条件管理] を選択します。
- 「検索条件管理」で削除する条件を選択し、上部の [削除 ] をクリックします。
- [確認] をクリックします。
検索した条件の結果を確認する
登録した条件を検索した結果を確認することができます。
「検索条件管理」で「検索」をクリックします。
トークルームの検索結果
検索条件の区分でトークが選択された検索結果です。
モバイル版
- 下記の項目が表示されます。
- トーク/ファイル名 : トークルームで送受信した最新のトークやファイル名です。
- 送信者 :トークを送信したメンバーの名前が表示されます。
- 受信時刻 : トークが送受信された時刻が表示されます。
- ルーム名/メンバー : トークが送信されたトークルームの名前が表示されます。トークルーム名がない場合はメンバー名が表示されます。
ブラウザ版
- ルーム名/メンバー : トークが送信されたトークルームの名前が表示されます。トークルーム名がない場合はメンバー名が表示されます。
- トークルーム名をクリックすると、トークルーム内の検索対象者を除いたメンバーの名前と組織/役職を確認することができます。
- ユーザー名をクリックすると、そのユーザーが送受信したトークを検索することができ、社内メンバーはメンバー情報を確認できます。
- 送信者 :トークを送信したメンバーの名前が表示されます。ユーザー名をクリックすると、そのユーザーが送受信したトークを検索することができ、社内メンバーはメンバー情報を確認できます。
- トーク/ファイル名 : トークルームで送受信した最新のトークやファイル名です。クリックすると、「トークルームの内容」が表示されます。
- 受信時刻 : トークが送受信された時刻が表示されます。
- ダウンロード : 検索結果をダウンロードします。
メールの検索結果
検索条件の区分でメールが選択された検索結果です。
モバイル版
- 下記の項目が表示されます。
- メール件名/本文 : メールの件名と本文が表示されます。件名をクリックすると、メールの内容を確認できます。
- 所有者 : メールを保管しているメンバーです。
- 受信/送信時刻 : メールを送受信した時刻が表示されます。
ブラウザ版
- 所有者 : メールを保管しているメンバーです。
- メール件名/本文 : メールの件名と本文が表示されます。件名をクリックすると、メールの内容を確認できます。
- 添付：メールに添付ファイルがある場合は、
アイコンが表示されます。 - 受信/送信時刻 : メールを送受信した時刻が表示されます。
- ダウンロード : 件別にダウンロードします。左側のチェックボックスを選択した後 [ダウンロード] をクリックします。
- すべてダウンロード : 検索結果全体をダウンロードします。