この機能はアドバンストプランでのみ利用できます。
メール共通署名
メンバーが署名を設定する際に選択できる、会社共通のメール署名を作成することができます。共通署名は最大 5 つまで登録できます。
共通署名を作成する
共通署名のテンプレートを作成することができます。署名の各項目はメンバーがメールの環境設定で個別に編集できます。
ブラウザ版
- 左側メニューで [サービス] を開いて、 [メール] を選択します。
- [署名] タブをクリックします。
- 「共通署名」で [共通署名を追加] をクリックします。
- 共通署名を作成する画面で表示される項目の中でテンプレートとして使用しない項目に [使用しない] をクリックします。
メンバーの署名を作成する画面ではメンバー情報が基本情報として表示されます。- 署名のタイトル：作成するテンプレートの名前を入力します。
- 署名タイプ : 「基本型」「カード型」「横長型」「自由型」の中で選択することができます。
既に作成した署名がある場合はHTMLコードをコピーしてHTMLに貼り付けて使用することもできます。 - 氏名 : 多国語設定がオンの場合には、多国語名を併記することもできます。
- 会社の住所 : 複数ある場合は 10 個まで登録できます。
- 追加する文言 : 右側の入力欄はメンバーが署名設定時に個別で追加する場合に使用します。
- ロゴ画像 : ファイルを直接アップロードするか、画像URLを入力して署名テンプレートにロゴ画像を追加できます。 (自由形式を除く)
- 横1000px、縦700px以下のファイルのみ登録できます。GIF形式は画像URLで登録してください。
- 画像サイズが上限を超えた場合、画像編集で直接サイズを変更できます。
- ファイルアップロードする際、画像サイズが変更される場合があり、変更されたサイズが 500KB を超えると登録できません。
- ドメイン別に共通画像は 10 個まで登録でき、署名 1 個につき 5 個まで挿入できます。
- ロゴ画像には誰でもアクセスできるため、個人情報などの機密情報が含まれないようにご注意ください。
- QRコード : 外部トーク連携を利用するメンバーの署名に、友だち追加用のURLや QRコードを挿入できます。
- コピーする : 署名のHTMLコードをコピーできます。
- プレビュー : 入力した署名のデザインをプレビュー画面に反映できます。
- [保存] をクリックします。作成した署名は共通署名一覧に追加されます。
共通署名の利用設定
追加した共通署名をメンバーが利用することができます。
ブラウザ版
- 左側メニューで [サービス] を開いて、 [メール] を選択します。
- [署名] タブをクリックします。
- 「共通署名」で使用する共通署名テンプレートの利用有無を設定します。
- [保存] をクリックします。
共通署名を修正する
共通署名を修正することができます。
ブラウザ版
- 左側メニューで [サービス] を開いて、 [メール] を選択します。
- [署名] タブをクリックします。
- 修正する共通署名の [修正] をクリックして「署名の修正」ウィンドウを開き、内容を修正します。
共通署名を削除する
共通署名を削除することができます。
ブラウザ版
- 左側メニューで [サービス] を開いて、 [メール] を選択します。
- [署名] タブをクリックします。
- 共通署名一覧で削除するテンプレート右側の [削除] をクリックします。
フッターの設定
メンバーが送信するメールの下部に、会社共通で表示されるスローガン等や注意書きなどを挿入することができます。
フッターを登録すると、全てのメンバーが送信するメールの下段に、設定したフッターが含まれて発送されます。
フッターを登録すると転送時には適用されず、メールでの返信時に適用されます。
フッターはメールプレビュー時または「送信済みメール」フォルダでメール署名の下部で確認できます。
セキュリティレベル、内部/外部の送信先別にフッターを設定できます。新しいメールだけでなく、返信、転送、全員に返信時にフッターを追加するよう設定できます。
内部/外部の送信先別にフッターを設定して、メール受信先の内部/外部のメールアドレスが含まれている場合、送信メール箱には 2 つのフッターが表示されます。
ただし、受信先にはメールアドレスによって内部用または外部用のフッターが表示されます。
フッターの登録、修正
メールの共通フッターを設定することができます。フッターは最大 10,000 バイトまで入力できます
ブラウザ版
- 管理者画面の左側メニューで [サービス] を開いて、 [メール] を選択します。
- [署名] タブをクリックします。
- 「フッターの使用有無」右側の
アイコンをクリックします。 - 「フッターの使用有無」を有効にし、「適用対象」と「適用方法」を設定します。
- 適用対象
- 新規作成のメール送信時のみ適用 : 新規作成のメールのみフッターを適用します。
- すべてのメール送信時に適用 : すべてのメール (新規作成、返信、転送、全員に返信、再送信) のフッターに適用します。
- 適用方法
- すべてのメールに同じフッターを適用 : すべてのメールに同じフッターを適用します。
- 送信メールごとに異なるフッターを適用 : セキュリティレベルや送信相手によって異なるフッターを適用します。 ([セキュリティ>メール管理] で設定したセキュリティレベル名が [適用方法] カテゴリーに反映されます)
- 適用対象
- [フッターを追加] をクリックします。
フッター名と内容を入力します。画像はURLで挿入できます。登録済みフッターを修正する場合は、リストの右側の「管理」項目の [修正] をクリックして編集します。 - [プレビュー] をクリックすると登録したフッターを確認できます。
- [保存] をクリックします。
- 右上の [保存] をクリックします。
フッターの利用設定
登録されたフッターの利用有無を設定することができます。
ブラウザ版
- 左側メニューで [サービス] を開いて、 [メール] を選択します。
- [署名] タブをクリックします。
- 「フッターの使用有無」を有効にすると、フッターを個別に追加し、追加した個別フッターの使用有無を設定できます。
- [保存] をクリックします。