検索条件管理

監査などにより、アーカイブされたデータから、必要な部分を抽出して提出することがあります。

このような場合に、関連する内容だけを抽出するよう、検索条件を登録することができます。

検索条件管理では、条件を登録、変更、削除することができます。

検索条件管理の説明

「検索条件管理」の各項目について説明します。

    1. 管理者画面上部の  アイコンをクリックします。

    2. 左側メニューで [検索条件管理] をクリックします。

    • 区分 : 検索対象です。

    • 条件名 : 登録された条件のタイトルです。

    • 録者 : 条件を登録したメンバーの名前です。

    • 検索条件 : 検索条件です。

    • 検索対象 : すべて「ドメイン」が表示されます。

    • 最終修正日 : 条件の最終修正日です。

    • 検索 : [検索する] をクリックすると、現在の時点で条件に一致する結果が表示されます。

件を登録する

アーカイブデータから検索する条件を登録することができます。

同じ条件で検索する場合は、条件を再度登録せず [検索] をクリックすることで検索できます。

  1. 管理者画面上部の  アイコンをクリックします。

  2. 左側メニューで [検索条件管理] をクリックします。

  3. [+条件登録] をクリックします。

  4. 条件の登録」で、必要な項目を入力します。

    • 区分 : メールとトークから、検索対象を選択します。
    • 条件 : 条件の​​タイトルを入力します。

    • 検索条件

      • 検索対象 : 区分でメールを選択した場合のみ表示されます。

        • 体 : メンバー全員を対象に検索します。

        • メンバー : 特定のメンバーを対象に検索します。

      • 送信者 : 送信者を指定します。

      • 受信者 : 受信者を指定します。

      • 内容

        • すべて検索 : 件名、本文、添付ファイルをすべて検索します。

        • 件名+本文

        • 件名

        • 本文

        • 添付ファイル

      • 期間
  5. [保存] をクリックして条件を登録します。

条件を修正する

登録した条件の内容を変更することができます。

  1. 管理者画面上部の  アイコンをクリックします。
  2. 左側メニューで [検索条件管理] をクリックします。

  3. 修正する条件の「条件名」または「検索条件」をクリックします。

  4. 「案件を修正」で必要な項目を変更します。

  5. [保存] をクリックして条件を修正します。

条件を削除する

登録した条件を削除することができます。

「検索条件管理」または「案件を修正」で削除することができます。

検索条件管理で削除する

一覧で検索条件にチェックを入れ、複数の条件を一括で削除することができます。

  1. 管理者画面上部の  アイコンをクリックします。
  2. 左側メニューで [検索条件管理] をクリックします。

  3. 「検索条件管理」の一覧で削除する条件を選択し、上部の [削除] をクリックします。

  4. [OK] をクリックして、選択した条件を削除します。

条件の修正画面で削除する

  1. 管理者画面上部の  アイコンをクリックします。
  2. 左側メニューで [検索条件管理] をクリックします。

  3. 削除する条件の「条件名」または「検索条件」をクリックします。

  4. 「案件を修正」で(アイコン)をクリックします。

検索した条件の結果を確認する

録した条件を検索した結果を確認します。

検索結果の確認

アーカイブデータの検索結果を管理者画面上で確認することができます。

  • 条件登録」で、 [検索] をクリック

  • 検索条件管理」で「検索」の項目で [検索] をクリック

ークルームの検索結果

検索条件の区分でトークが選択された検索結果です。結果を確認してダウンロードすることができます。

  • トークルーム名/メンバー : トークが送信されたトークルームの名前が表示されます。トークルーム名がない場合はメンバー名が表示されます。

    • トークルームの名をクリックすると、トークルーム内の検索対象者を除いたメンバーの名前と組織/役職を確認することができます。
    • ユーザー名をクリックすると、そのユーザーが送受信したトークを検索することができ、社内メンバーはメンバー情報を確認できます。

  • 送信者 :トークを送信したメンバーの名前が表示されます。ユーザー名をクリックすると、そのユーザーが送受信したトークを検索することができ、社内メンバーはメンバー情報を確認できます。

  • トーク/ファイル名 : トークルームで送受信した最新のトークやファイル名です。クリックすると、「トークルームの内容」が表示されます。

  • 受信時刻/送信時刻 : トークが送受信された時刻です。

  • ダウンロード用ファイルを抽出 : 検索結果をダウンロードします。トークルーム別に txtファイルが作成され、zip 形式でダウンロードされます。

ールの検索結果

検索条件の区分でメールが選択された検索結果です。結果を確認してダウンロードすることができます。

  • 所有者 : メールを保管しているメンバーです。

  • メール件名/本文 : メールの件名と本文が表示されます。件名をクリックすると、メールの内容を確認できます。

  • 添付:メールに添付ファイルがある場合は、アイコンが表示されます。

  • 受信時刻/送信時刻 : メールを送受信した時刻です。

  • ダウンロード用ファイルを抽出 : 件ごとにダウンロードします。所有者の左側のチェックボックスを選択した後 [ダウンロード用ファイルを抽出] をクリックします。

  • すべてのダウンロード抽出 : 検索結果全体をダウンロードします。emlファイルがzip形式でダウンロードされます。

関連項目

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